¿Te has preguntado cómo puedes hacer que tu agencia sea más eficiente y productiva? La respuesta está en la tecnología y la automatización. Por eso hoy queremos ayudarte a descubrir cómo puedes potenciar esta parte, realizando una evaluación de necesidades de automatización en tu agencia inmobiliaria.
1. Comprender la automatización
Empecemos por lo básico: ¿qué es la automatización? En el ámbito inmobiliario significa utilizar tecnología para manejar tareas repetitivas de manera automática. Esto incluye desde el seguimiento automático del cliente hasta la programación inteligente de visitas y propiedades. Además, la automatización no solo ahorra tiempo, sino que también mejora muchísimo la experiencia del cliente
2. Evaluar las necesidades de automatización
Antes de sumergirnos en las herramientas, deberíamos saber evaluar las necesidades que tenemos de automatización. Debemos identificar qué necesitamos automatizar y, para ello, debemos comenzar analizando nuestra rutina diaria y la de nuestro equipo.
¿Cuáles son las tareas que consumen más tiempo? Estas podrían ser estandarizadas y automatizadas. Para ello podemos realizar encuestas o sesiones de brainstroming con nuestro equipo. Nos resultará muy útil para identificar tareas repetitivas en la agencia. Podemos pensar en actividades como introducir datos, hacer seguimiento de correos electrónicos o actualizar listados.
3. Analizar el flujo del trabajo actual y mapear
Ahora debemos analizar nuestro flujo de trabajo actual para analizar cómo se están realizando las tareas hoy y dónde existen cuellos de botella o ineficiencias. El siguiente paso es mapear y documentar tus procesos actuales para encontrar mejores oportunidades.
4. Elegir las herramientas correctas
Existen muchas herramientas, cada una de ellas con sus fortalezas. Por ejemplo, para la gestión de clientes puede utilizarse muchas cada una de ellas con sus fortalezas. Pueden ayudarnos, entre otras cosas, a la gestión de las relaciones con los clientes, a la automatización del marketing o la gestión de citas. Lo mejor que podemos hacer es analizar cuáles son las herramientas específicas que necesitamos para cada parte y elegir las que mejor se adapten a nuestro trabajo.
5. Implementación y formación
Una vez seleccionadas las herramientas, habrá llegado la hora de implementarlas. Este proceso debe ser gradual. Podemos comenzar con una sola herramienta, familiarizarte con ella y luego expandir a otra. La formación del equipo es otro punto crucial, así que debemos asegurarnos de que todos los miembros reciben la formación adecuada. Por otra parte, es fundamental recoger feedback y ajustar la estrategia en función de los resultados.
6. Hacer un paso a paso de los procesos
Vamos a ver un paso a paso detallado. Vamos a ver un ejemplo práctico. Imaginemos que eliges Hubspot para la gestión de clientes.
- Primero hay que integrar la base de datos en el sistema
- Luego hay que configurar los flujos de trabajo automatizados para el seguimiento de los clientes (correos automáticos después de una visita a una propiedad)
- Usar las herramientas de análisis para evaluar y mejorar las estrategias
7. Inteligencia artificial en la automatización de una agencia inmobiliaria
Ahora deberíamos explorar cómo la inteligencia artificial puede potenciar la automatización. Hay herramientas que pueden ayudarnos a automatizar las respuestas de correos electrónicos para, por ejemplo, responder a clientes que preguntan sobre propiedades disponibles. La inteligencia artificial puede identificar ese concepto y responder automáticamente con información relevante.
Eso sí, hay que configurarlo con respuestas basadas en palabras clave (disponibilidad, precio, ubicación) y esto servirá para asegurar que los clientes reciban respuestas rápidas y personalizadas, mejorando la experiencia de usuario y liberando un tiempo muy valioso para el equipo.
8. Es hora de planificar y priorizar
Basándonos en el análisis anterior, decidiremos qué automatizaciones implementar primero y cómo medir su éxito. Para ello debemos definir métricas y objetivos asociados a estos procesos.
En resumen, la automatización es una herramienta muy poderosa en el sector inmobiliario. Debemos empezar poco a poco, elegir las herramientas adecuadas y no tener miedo a adaptarnos y cambiar.
