Una de las dinámicas que repetimos cada semana, cada mes y cada trimestre con el equipo de Fotocasa Pro son las reuniones enfocadas a la planificación de contenidos. Cada una de ellas tiene sus procesos, su objetivo específico y sus acciones correspondientes, pero todas comparten un elemento común: definir contenidos que puedan ser de mayor utilidad para los agentes inmobiliarios.

Esta semana, después de abordar una de ellas, quedé con una amiga para tomar un café, salió el tema y me dijo: “ Juan Carlos sigo vuestros cursos, escucho vuestro podcast y leo muchos de vuestros artículos y, aunque me gusta la cantidad de recursos que aportáis, a veces a los profesionales nos cuesta saber por dónde empezar. ¿Sabes lo que sería de gran valor? Un contenido que enseñe a poner en marcha un plan exprés de optimización de algunos procesos en poco tiempo… 

A partir de ahí hemos estado dándole vueltas y os traemos esa idea en formato artículo. Vamos a hablaros de cómo idear un plan exprés para optimizar procesos clave en el sector inmobiliario.

Contexto para poner en marcha un plan exprés de optimización

Para poner en marcha cualquier plan que nos propongamos, siempre debemos predefinir las variables para tener el contexto claro. Una vez definidas, podremos crear nuestra hoja de ruta y poner cada elemento del plan en su sitio.

Variables a trabajar en la elaboración del plan de optimización

En primer lugar, hay que establecer las bases concretas sobre las que vamos a aplicar ese plan, definiendo los procesos que optimizaremos. Para hacerlo, antes deberíamos hacernos algunas preguntas expansivas. 

¿Qué procesos podemos mejorar?

¿Cuáles son más importantes para nuestro negocio? ¿Los podemos optimizar rápidamente?¿Cómo mediremos la mejora esperada? ¿Cuáles son los tres que nos aportan un mayor retorno si los optimizamos?

Diagnóstico previo de situación

Este paso es nuestra brújula. Con un simple análisis DAFO obtendremos una visión general de cómo estamos. Veremos cuáles son los retos a abordar sobre la situación de la temática más concreta sobre la que actuar. 

Tiempo

El segundo paso es definir el tiempo que vamos a emplear. En este caso deberíamos llevar a cabo todo el plan en 30 días, ya que se trata de un plan exprés de optimización. Supone un periodo de tiempo corto para empezar a ver resultados, pero a la vez resulta lo suficientemente amplio como para que podamos establecer hipótesis, planificar, llevar a cabo acciones, revisar resultados y mejorar lo realizado.

Ejes estratégicos

Definirán las líneas de actuación del propio plan. Es decir, nos dirán hasta dónde debemos llegar. Los ejes estratégicos son nuestras rutas básicas, porque nos aportarán orden y claridad para alcanzar el objetivo marcado.

Objetivo

Simplemente se trata de establecer qué queremos conseguir y definir un sistema que nos permita medir las mejoras obtenidas. 

Metodología

Elegiremos la metodología con la que vamos a trabajar nuestro plan y las acciones del mismo. Siempre que se quiera poner en marcha un plan de ejecución rápida, recomendamos utilizar la metodología AGILE, dado que nos aportará flexibilidad y una mayor velocidad de ejecución, si la comparamos con los métodos más tradicionales. 

Puesta en marcha del plan exprés de optimización

Si hemos trabajado en las variables previas, ya tendremos un marco de actuación definido. Ahora vamos a poner en marcha nuestro plan paso por paso, de forma rápida.

Ya tenemos definidos el objetivo, los procesos sobre los que vamos a actuar y el marco temporal (30 días, en este caso). Ahora toca ponernos manos a la obra. 

1. Creamos un backlog común de acceso para todo el equipo. Es decir, un panel de trabajo kanban con columnas de estado (planificado, en proceso, realizado, anulado) donde compartir todas las acciones que vamos a abordar durante esos 30 días, calendarizadas con fecha y con el responsable de la misma.

2. Realizamos un listado ordenado por prioridad de los procesos a optimizar, estableciendo columnas encabezadas con el nombre del proceso dentro de nuestro plan. Debemos crearlo en un documento aparte y añadir un enlace del mismo a nuestro backlog

 3. Dividimos esos procesos en acciones más pequeñas, que podamos abordar de forma rápida e independiente. Un ejemplo de proceso sería: “Mejorar los tiempos de respuesta a nuestros clientes”. Como acciones cortas a incluir, podríamos enumerar: “Crear plantillas de mail con respuesta automática”, “Crear reglas en sistema de correo electrónico de envío de plantilla de respuesta automática correcta según reglas o palabras establecidas”, “Asignación automática de agente en CRM (con aviso por mail al mismo) una vez se recibe la solicitud de información por parte del cliente”, etcétera

4. Establecemos un sistema de medición por semana, además de crear un documento común donde ver los avances. El objetivo aquí es que según vayamos realizando las acciones, podamos medir los resultados de las mismas cada semana

5. Puesta en marcha cada semana de acciones correctoras cortas que nos ayuden a acercarnos al objetivo marcado. Estas acciones también deberíamos incluirlas en el backlog

6. Implementar reuniones diarias o semanales de un máximo de 30 minutos , en las cuales cada miembro del equipo explique cómo está avanzando el plan. Este es el momento de indicar si se encuentran con bloqueos a la hora de ejecutar alguna acción y de contar cuáles son los aprendizajes de la semana

7. Enviar encuestas a clientes, pidiendo su opinión sobre los cambios realizados. Esto nos servirá para testar si externamente nuestro plan está siendo percibido positivamente. Las encuestas deberían ser semanales o quincenales, con un máximo de tres preguntas

8. Después de finalizar nuestro plan de 30 días deberíamos analizar los resultados globales y contrastarlos con el objetivo que nos habíamos marcado al principio. Para hacer este ejercicio contaremos con los datos semanales, las acciones llevadas a cabo y los posibles bloqueos, por lo que tendremos una foto muy real del siguiente paso y sabremos en qué debemos mejorar para aplicar el principio de la mejora continua

9. Cada vez que finalicemos un plan, debemos llevar a cabo una reunión retrospectiva o de conclusiones con todo el equipo. Empleando dinámicas ágiles, nos haremos algunas preguntas. ¿Qué ha pasado? ¿Qué iniciativas mantenemos? ¿Qué iniciativas eliminamos? ¿Qué ha faltado? ¿Qué ha sobrado o no ha aportado valor?

Con toda esta información ya tendremos las bases para abordar nuestro siguiente plan de 30 días.

La metodología AGILE (o algunas partes de la misma) puede resultarnos muy útil a la hora de abordar procesos de gestión en la inmobiliaria. Rompamos el estereotipo de considerarla una metodología para equipos técnicos o de desarrollo tecnológico, porque la digitalización y la velocidad del cambio nos llevará a utilizar muchas de sus dinámicas y herramientas dentro del mercado inmobiliario.