Lo escucho a menudo en las formaciones que doy para fotocasa Academy: “No me da el día”; “me falta tiempo”; “¿cuándo voy a hacer todo esto que nos propones?”.
Son frases de agentes inmobiliarios superados por la carga de trabajo. Sé, además, que son ciertas, porque los trabajadores pasan la mayor parte de la jornada fuera de la oficina y cuando llegan a ella siempre hay muchas cosas que hacer.
Es cierto que hay que atender correos, revisar el Facebook, hacer seguimientos a compradores y vendedores, preparar documentación, atender portales, hacer zona, devolver llamadas, programar visitas, procurar captaciones y, cuando vas a ponerte con estas tareas, aparece un cliente por la puerta al que, lógicamente, hay que atender. Así no hay quien avance. ¿O sí?
Consejos para una gestión eficaz del tiempo
El tiempo de que dispones es limitado y las tareas que hay que afrontar son muchas. Todas las que hemos citado antes y seguro que algunas más. Pues empieza por definirlas: coge una libreta y haz un listado de todo lo que requiere que le dediques parte de tu tiempo en una semana. Y ahora comencemos a ordenarlo: primero lo que repercute económica en la empresa, después lo demás.
- Sembrar. Somos más efectivos cuando nos concentramos en una tarea y le dedicamos el tiempo que requiere sin distracciones. Por eso hay que empezar por los cimientos de la actividad inmobiliaria que evitarán que los resultados entren en una montaña rusa de meses buenos y malos. Sembrar supone hacer llamadas para generar captaciones (1 hora), llamadas para preparar a clientes compradores (1 hora) y hacer zona (1 hora).
- Regar: esas captaciones después hay que cuidarlas y cerrarlas. Incluso cerrar un contrato de una exclusiva es una actividad que lleva tiempo. También hay que agendar y planificar visitas a los inmuebles.
- Mantener: devolver llamadas, contestar correos, atender a los clientes que entran en la oficina… El seguimiento de los clientes es el engranaje que necesita más precisión de todos, pero también es el más fácil de llevar: una buena herramienta CRM adecuadamente utilizada es lo único que hace falta para hacer mantenimiento rápido y bien.
- Recoger: las transacciones, que son la fuente de ingresos, sólo llegan cuando todo lo anterior se ha hecho correctamente. Para estar abastecido permanentemente conviene tener distintos cultivos en activo para que periódicamente alguno permita cosechar. Cerrar acuerdos es el objetivo final.
¿Cuánto tiempo hay que dedicar a cada cosa?
Cada agente y cada oficina saben cuáles son sus necesidades, dónde y con qué objetivos quiere repartir sus recursos materiales y humanos. Pero hay que ser conscientes de que son limitados y que, como norma general, no se debe perder el tiempo.
Hay muchas historias de mañanas desaprovechadas: clientes que después de cinco reuniones siguen en el mismo punto que el primer día; visitas en domingo con ese potencial comprador que en realidad es un mero curioso que vive en el quinto y solo quiere ver el piso de sus vecinos; la pareja que después de año y medio enseñándole pisos sigue sin tener claro lo que busca…
¿No sería más útil dedicar la próxima hora a hacer llamadas planificadas de seguimiento que llevar a los tortolitos a otro inmueble del que saldrán discutiendo? La planificación es tu aliada para trabajar bien en lugar de trabajar mucho.
