Uno de los aspectos que más ineficiencia genera en nuestro día a día laboral es la mala gestión de nuestro tiempo. Cada día nos encontramos con tareas que nos absorben y nos generan un trabajo extra que debemos paliar.

¿Eres de los que se llevan el trabajo a casa? ¿O consigues cerrar todas las tareas que tienes diariamente? Si eres de los primeros, en este artículo te ayudaremos a mejorar para mejorar tu eficiencia y la de tu agencia. El no hacerlo hará que directamente perdamos dinero.

Debemos encontrar alguna clave que nos permita aquilatar el tiempo para ganar dinero. Y para ello, vamos a recomendarte ver un vídeo que ilustra muy bien lo que nos pasa. Aquí lo tienes:        

Esto es lo que nos pasa cada día. Llenamos nuestra jornada de pequeñas tareas que hay que hacer, pero que con total seguridad no son las tareas que más ventas nos van a generar. Por eso, lo primero que vamos a hacer es hacer un listado de tareas que tenemos que hacer cada día.

¿Cuántas tareas recurrentes tenemos?

• Correo
• RRSS
• Seguimientos a compradores y vendedores
• Documentación
• Zona.
• Captaciones
• Visitas
•  Devolver llamadas
• Atender portales
• Entrada de clientes a la oficina

Lo importante aquí es priorizar de la manera más lógica posible. En nuestro caso, debemos plantearnos cuáles de estas acciones generan dinero a nuestra agencia de forma recurrente.

¿Qué genera dinero a nuestras agencias?

Para responder, lo mejor será hacer un símil con el vídeo anterior:

Primero: las pelotas de golf

• Llamadas para generar captaciones: ya que si no le dedicamos un tiempo diario a ellas, las captaciones que generan, son imposibles.
• Llamadas para preparar a los clientes compradores: esto nos ayudará también de   forma diaria a depurar nuestra base de datos y tenerla lo más actualizada posible. Como veremos más adelante, este es el principal secreto para una gestión exitosa.
• Zona: salir a prospectar sigue siendo una actividad positiva si se hace de forma eficiente.
• Atender Leads de portales

Entonces… ¿dónde tengo las pelotas de golf?

En tu CRM y en el mantenimiento de la información diaria. Hablamos de realizar un ejercicio de farming, es decir: plantar la semilla, para regarla diariamente y obtener resultados positivos.

En muchas ocasiones pensamos que estamos perdiendo el tiempo actualizando información en nuestros aplicativos. Pero nada más lejos de la realidad. Aquellas agencias que cuidan su información de forma diaria son las que verdaderamente marcan la diferencia en la actualidad. No somos conscientes de ello hasta que empezamos a hacerlo. Por eso, desde Fotocasa Pro Academy te recomendamos dedicarle media hora al día (como mínimo) a su actualización y depuración. ¡Verás como, en breve, tus resultados mejoran exponencialmente!

En segundo lugar, debemos analizar y establecer qué consideramos que son las piedras de nuestra gestión. 

¿Dónde están mis piedras ?

• Captaciones: que, como es lógico, has generado gracias a las llamadas
• Visitas: que como es lógico también has generado de las llamadas de preparación para tus clientes compradores

Siguiendo con este ejercicio, ahora tocaría encontrar LA ARENA de nuestra gestión. Piensa, ¿dónde se esconde la arena en mi agencia?

• Correos
• Redes sociales
• Generación de material para marketing de contenidos

   Y, por último, todavía quedaría espacio en el frasco para meter una CERVEZA.

¿Qué representa la cerveza en mi agencia?

• Documentación: PMV’s, estudios de valoración, etc.
• Entrada de clientes a la oficina
• Devolver llamadas
• Responder correos electrónicos

Como es lógico, este orden puede variar según la idiosincrasia de tu agencia o de la importancia que pueda tener cada actividad bajada al detalle. Por ejemplo, puede ser   más importante preparar un informe de valoración para un cliente con el que vamos a trabajar en exclusiva que salir a hacer zona ese día. Aquí es importante bajar al detalle de cada tarea y establecer su prioridad.

Vamos a ver dos formas de priorizar tareas:

• El método Eisenhower: se trata de definir las tareas que tienes en tu día a día bajo    cuatro criterios: URGENTES e IMPORTES (hazlas ahora), NO URGENTES pero  IMPORTANTES (decide y agenda para hacerlas en breve), NO IMPORTANTES pero URGENTES (delégalas, si es posible), NO IMPORTANTES y NO URGENTES (elimínalas)

• El método Kanban: se trata de definir a través de columnas las tareas a hacer. Este    sistema no solo te servirá a nivel personal, sino que –si lo implementáis a nivel de agencia- te permitirá visualizar en global todas las tareas que tanto tú como tus compañeros estáis realizando actualmente. En este caso, se divide por columnas y se incluyen dentro las tareas, que –por otro lado- irán pasando por cada estado una vez vayan evolucionando.

Ponte a gestionar tu tiempo y sé mucho más eficaz a la hora de trabajar para conseguir mucho más rápido tus metas.