La situación actual ha llevado a muchos profesionales a tener que adaptarse al teletrabajo sobre la marcha. Y, más allá de los consejos básicos sobre la importancia de seguir un horario y organizarse las tareas, o de las ideas para crear un rincón agradable para trabajar desde casa, surgen otra serie de dudas: ¿se puede trabajar igual desde un portátil en el salón de la vivienda que en el ambiente de una oficina?

Evidentemente, hay diferencias. Sobre todo, porque la comunicación con el resto de miembros del equipo ya no puede resolverse acercándose a su mesa, y porque los archivos u otros materiales en papel han dejado de estar a mano. Sin embargo, la tecnología ofrece toda una serie de herramientas que permiten suplir estas carencias. Es hora de aprender a trabajar en línea. 

El correo electrónico, herramienta imprescindible para teletrabajar

El correo electrónico es en estos momentos, como cuando se podía trabajar en la oficina, una herramienta básica tanto para enviar mensajes como para adjuntar todo tipo de archivos, enlaces, etc. La principal ventaja del correo electrónico respecto a otras opciones de comunicación escrita es que permite buscar fácilmente las conversaciones, los temas, los participantes, etc. Es aconsejable, ahora más que nunca, mantener un buen orden en la bandeja de entrada del correo profesional, especificar el asunto para que los temas sean fáciles de identificar y evitar usarlo para difundir informaciones ajenas al trabajo.  

La inmediatez del chat

A veces resulta más conveniente, en vez de redactar un correo, enviar un mensaje directo para resolver una duda concreta o recibir una respuesta inmediata. Existen varias opciones, desde plataformas profesionales, con versiones reducidas gratuitas y otras más completas de pago, como Slack o Flock. Una opción sin coste y de código abierto es Gitter. En algunos casos las instrucciones están solo en inglés, pero son muy fáciles de usar. 

Si el equipo de trabajo es pequeño, se puede incluso recurrir a WhatsApp, bien desde el teléfono móvil o a través de su versión web, mucho más cómoda a la hora de escribir textos algo más largos. 

La videollamada, estrella de la temporada

Las videollamadas se han convertido sin duda en una de las herramientas estrella estos días, tanto para realizar reuniones profesionales a distancia como para contactar con amigos y familiares. El abanico de aplicaciones para realizar videollamadas es muy amplio: desde el propio WhatsApp, que permite llamadas de hasta cuatro dispositivos diferentes a Google Hangouts, con versiones para prácticamente todos los navegadores y tipos de móviles del mercado, o Google Duo, idealmente pensado para dos personas pero que permite también realizar reuniones de hasta ocho participantes. 

Una de las aplicaciones que más ha visto crecer el número de usuarios en las últimas semanas es Zoom, que en su versión gratuita permite videollamadas de hasta cien participantes con un máximo de 40 minutos de duración. Las funcionalidades aumentan con diversos planes de precios, con la opción de llegar hasta mil participantes para videoconferencias tipo webinar. 

Hay muchas más: FaceTime, solo para dispositivos de Apple, Skype, que puede conectar hasta 50 personas a la vez, o Viber, muy parecido al anterior.

Teletrabajar: más allá de verse las caras

Las aplicaciones de videollamadas tienen muchas más funcionalidades, más allá de poder ver en directo a cada una de las personas participantes. Una de las más interesantes es sin duda la posibilidad de compartir pantalla, muy útil para mostrar un documento, imágenes o una presentación de diapositivas que se quieran comentar conjuntamente. 

Algunos de estos programas también permiten adjuntar documentos o enviar mensajes directos a algunos de los participantes en el momento. Es importante, para poder tener reuniones lo más productivas posible, establecer ciertas normas que faciliten la comunicación. Por ejemplo, se puede establecer que quien no esté hablando en ese momento apague el micrófono, para evitar cruces de audios, o incluso la cámara si hay problemas de ancho de banda. Si son muchas personas a la vez puede hacer falta que alguien tome el papel de moderador para ir concediendo turnos de palabra y evitar que se solapen diversas intervenciones. 

Los documentos, en la nube

Otro tipo de herramientas imprescindibles para teletrabajar son las que permiten almacenar y trabajar documentos directamente en internet. Google Drive es sin duda uno de los más utilizados, y solo requiere contar con una cuenta para poder crear o subir los tipos de documentos más habituales: textos, hojas de cálculo, presentaciones, etc. En la versión gratuita ofrece 15 gigas de almacenamiento en la nube. 

Para conservar y compartir documentos hay muchas otras opciones: Sync ofrece una versión gratuita hasta 5 gigas, pCloud llega a 10 gigas, y Mega regala 50 gigas de espacio con solo abrir la cuenta. Los usuarios de Microsoft pueden recurrir a OneDrive y los de los dispositivos Apple cuentan también con iCloud

Dropbox es otra de las opciones más populares para almacenar y compartir todo tipo de documentos, y con WeTransfer se pueden subir y enviar archivos de hasta 2 gigas de peso gratuitamente, y de hasta 20 gigas en la versión de pago. 

Ojo con el orden y la seguridad

Las opciones para teletrabajar son tan variadas que es importante marcarse cierto orden y recordar claramente para qué se está usando cada aplicación. Nombrar los documentos correctamente y subirlos a la nube en carpetas es una buena idea para poder recuperarlos más tarde fácilmente. 

También es importante tomar ciertas precauciones a la hora de elegir las contraseñas de las diversas plataformas de comunicación online: hay que evitar combinaciones demasiado cortas, fáciles o evidentes, intentar no usar la misma para más de una aplicación y, sobre todo, no utilizar nunca la que se tiene en la cuenta de correo electrónico.