Una de las cosas que siempre nos proponemos a la hora de iniciar el año, es actualizar nuestra base de datos de clientes para tenerla más ordenada y así poder ser mas efectivos a la hora de comunicar, hacer seguimientos, campañas de marketing…

Pero es algo que suele ser tedioso. Y muchas veces por falta de tiempo, lo solemos posponer para otros momentos que nunca llegan. Sin embargo, esa es una acción de suma importancia. Lo más recomendable es ir haciéndolo en el día a día, porque una vez que ya se ha acumulado un volumen grande, suele ser bastante más complicado gestionarlo. 

En este artículo vamos a ver cómo podemos estructurar nuestra base de datos y te daremos algunos tips para organizar esta tarea que nos ayudarán a ser más efectivos. 

Clasificación de clientes 

Es importante tener bien clasificados a nuestros clientes. Por ello es imprescindible etiquetarlos de alguna manera. En primer lugar, tendremos que acordar una clasificación de nuestros clientes que sea común para todos. De este modo, podremos compartir toda la información y que tener una clasificación única.

Este es un ejercicio interno que debe hacer cada empresa, por lo que aquí la libertad es absoluta a a hora de hacer esas etiquetas para los clientes. No obstante, para ayudaros a empezar el trabajo, yo os recomendaría estos grandes grupos. 

Prospectos

Personas que todavía no son clientes y que tenemos en nuestra base de datos para convertirlos en clientes. De ellos disponemos sus datos y puede que hayamos contactado o no. Dentro de esta categoría podemos subdividirlos en Contactados, No contactados, Intención de ser clientes… 

Compradores

Clientes interesados en comprar un inmueble, que ya han contactado con nosotros y les hemos proporcionado un servicio. Estos clientes ya han pasado por nuestras manos y están en proceso de compra. Luego tendremos que dividirlos según donde se encuentren en el funnel de conversión. Además, puede ser interesante y adecuada otra clasificación según la tipología de (inversor, residencial…). 

Vendedores

Clientes que quieren que gestionemos su propiedad para conseguir la venta. Aquí lo más importante es que los clasifiquemos según su estado y antigüedad, así como la tipología: el tipo de inmueble que ofertan, si son grandes tenedores, clientes recurrentes, etcétera. 

Clientes de alquiler

Si gestionamos arrendamientos también es imprescindible tener este grupo, al que lógicamente dividiremos en demandantes de alquiler, propietarios y arrendatarios o inquilinos. Luego podremos hacer más divisiones por estado de solicitud, tipos de contrato, grandes o pequeños propietarios, etcétera.

Personas que fueron clientes

Son antiguos clientes que tenemos en nuestra base de datos, que es necesario mantener para que puedan recomendarnos o incluso que ellos mismos, en un momento dado, puedan volver a ser clientes activos que necesiten de nuestros servicios. Dividirlos por tipología y antigüedad puede ser un buen comienzo.

Nuevas estrategias de contacto con los clientes

Una vez hecha esta labor de clasificar a los clientes, ahora tendremos que comprobar si esa clasificación sigue siendo la correcta. Es decir, hay que ver si ha habido modificaciones y, sobre todo lo más importante, retomar el contacto con aquellos clientes con los que llevemos más tiempo sin tratar.

Para ello, deberemos elaborar estrategias de contacto según cada grupo de clientes sobre cómo vamos a impactarles. Es importante que adaptemos nuestra estrategia de comunicación al tipo de cliente para ser más efectivos. Por ejemplo, sería una pérdida de tiempo llamar uno a uno a los que fueron clientes, cuando con un e-mail puede bastar. El objetivo debe ser optimizar recursos y tiempo, sabiendo con qué material y personal contamos para hacer esta labor y planificarla muy bien. 

Por ello, lo mejor es trabajar con los clientes por “urgencia”. Es decir, contactar con los que más nos necesiten en el menor plazo de tiempo. Estos son, por ejemplo, los clientes que están para cerrar una operación, compradores en fase de decisión… Deberán ser los primeros que tengamos actualizados y con los que trabajemos. Así sucesivamente, hasta que lleguen los antiguos clientes, que serán los últimos que trabajemos. A ellos simplemente podemos mandarles un e-mail de saludo y recordatorio de tus servicios.

Con todo este trabajo, que es bastante aunque no lo parezca, podremos afrontar el año con gran capacidad de segmentación y será mucho más fácil conectar con nuestros clientes (y potenciales clientes) de una manera efectiva, aumentando nuestro porcentaje de éxito y maximizando nuestros beneficios con un menor esfuerzo.