Knight Frank ha presentado un programa de distanciamiento social y seguridad en el lugar de trabajo para garantizar que las empresas puedan regresar a sus oficinas de manera segura a medida que se vayan levantando las restricciones en los distintos países. 

El objetivo de esta iniciativa presentada a sus clientes no es otro que el de garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados. Manteniendo las medidas necesarias para frenar el contagio por la COVID-19.

Para ello, Knight Frank ha elaborado estos programas a partir de un procedimiento para la vuelta al trabajo que se está probando en Asia y que cuenta con el respaldo del Gobierno de Estados Unidos.

Entre otras, incluye medidas de distanciamiento social y la prórroga del teletrabajo a tiempo parcial para facilitar la vuelta a las oficinas. Todo concretado en dos programas distintos.

• Programa de prevención de riesgos frente a la COVID-19
• Programa de capacidades en relación con la COVID-19

Knight Frank: el papel de las oficinas a la vuelta

Hay que tener en cuenta que las oficinas seguirán teniendo un papel clave a pesar del desarrollo del teletrabajo durante las últimas semanas. Es más, lejos de ser el lugar donde seguir una rutina diaria, la oficina será más que nunca para las empresas un activo estratégico importante. Se convertirá en un espacio de comunicación, creatividad y colaboración de los equipos. Además, la calidad técnica de los edificios cobrará una importancia exponencial, al tiempo que en los próximos meses se verá un modelo híbrido entre el teletrabajo, el trabajo presencial en la oficina y los espacios flexibles. 

Una encuesta realizada durante la presentación de estos programas a clientes de la consultora en distintos países mostraba que lo que más preocupa de los largos periodos de teletrabajo es el descenso de la eficacia del trabajo en equipo. En lo que coincidía el 62% de los encuestados.

Otras inquietudes compartidas eran el poder mantener un estilo de vida activo (46%), el sentimiento de soledad (39%), o la imposibilidad de realizar algunas actividades clave (34%). En el mismo encuentro virtual también se consultó por los mayores beneficios que en el futuro podría tener el trabajar habitualmente desde casa una vez que se haya retomado la actividad. En este sentido, casi todos los encuestados coincidieron en la reducción de los viajes (93%), la mejor conciliación entre la vida laboral y personal (83%), la disminución del impacto ambiental (74%) y la capacidad de concentración (71%).

Dos programas específicos desarrollados por Knight Frank

Esta iniciativa ha sido diseñada para ayudar a los usuarios en cinco ámbitos claramente definidos:

• Conocer a su plantilla
• Analizar la experiencia de empleados y clientes dentro del espacio de trabajo
• Evaluar las opciones de distanciamiento social
• Determinar la repercusión en cuanto a ocupación
• Establecer protocolos específicos.

Para ello se identifican dos tipos de cambios: de conducta -que garantizan la aplicación de estrictos protocolos y la posibilidad de adoptar medidas de distanciamiento social, como podrían ser las políticas de mesas despejadas – y en el entorno –con la introducción de políticas de prevención en materia, por ejemplo, de ventilación. Estos últimos implican disposiciones más claras y sencillas. Pero los cambios de conducta tardarán más en elaborarse e implementarse, ya que se requerirán formación. Y, lo que es más importante, una buena comunicación.

La adaptación a las fases de desescalada y la seguridad

Raúl Vicente, director del departamento de Agencia Oficinas de Knight Frank, explica cómo, adaptándose a las fases de desescalada que se irán introduciendo en las próximas semanas, “las empresas querrán volver a la oficina lo antes posible. Sin embargo, sus empleados necesitarán tener la certeza de que es un lugar seguro para regresar. Por lo tanto, la oficina será muy distinta. Dejando, quizá, uno de cada dos puestos de trabajo vacío para respetar el distanciamiento social. Y adoptando conductas muy diferentes.

Definir y acordar nuevas políticas, protocolos y sistemas de limpieza resulta esencial en estos momentos para asegurar que las empresas estén preparadas para el regreso y los empleados tengan garantías de que el lugar de trabajo será seguro”.

Como explicaba Neil McLocklin, Director de Consultoría Estratégica de Knight Frank, en la presentación a clientes, “La Organización Mundial de la Salud (OMS) recomienda que se mantenga el distanciamiento social cuando la gente vuelva al trabajo. Un modelo que se está adoptando actualmente en China. Sin embargo, adaptar las oficinas para fomentar la colaboración y al mismo tiempo garantizar la seguridad en el trabajo y reducir el riesgo de contagio por la COVID-19 constituye todo un desafío. Por eso hemos elaborado este programa, como primer paso para que las empresas se protejan contra la propagación del virus. Tendremos que adaptarnos a una nueva normalidad, al menos en un futuro inmediato, que combine la importancia de la colaboración, las interacciones sociales y los negocios, con la reducción del miedo y protección a los empleados”.

Las recomendaciones de Knight FRANK

Para fomentar todos estos cambios en el entorno y la conducta en el lugar de trabajo, Knight Frank ha concretado estas recomendaciones en dos programas claros, con pasos sencillos e instrucciones. El objetivo es ayudar a las empresas a evaluar los riesgos y los posibles problemas de capacidad. 

Programa de prevención de riesgos frente a la COVID-19

Identifica los espacios que presentan un mayor riesgo de contagio y ofrece pautas para reducir la contaminación entre superficies mediante el refuerzo de los protocolos. Las zonas de alto riesgo son aquellas que los usuarios comparten durante su jornada laboral habitual. Lo que podría aumentar las posibilidades de contagio. Es el caso de ascensores, zonas de descanso, aseos, impresoras, bibliotecas, roperos o zonas de vending.

Programa de capacidades en relación con la COVID-19

Aporta soluciones sobre cómo utilizar el espacio para adaptar la oficina al número de empleados aplicando las recomendaciones de distanciamiento. Y anima a las empresas a desarrollar una estrategia para la ocupación. Para ello se puede comparar el tamaño y las funciones de una oficina con el número de personas que se prevé vayan a estar en un espacio determinado, para definir qué zonas se podrán usar de manera segura. Entre las áreas de la oficina que deberán evaluarse y adaptarse están las salas de reuniones, los puestos de trabajo, las zonas de descanso abiertas y las cafeterías.

Como añadido, en el caso de las oficinas con múltiples inquilinos desde Knight Frank recomiendan hablar con los propietarios para asegurar la estrategia a seguir y las previsiones en cuanto a las medidas a implantar por su parte. Así, habrá que analizar:

• Cómo se adecuarán los accesos al edificio (no sólo para empleados, sino también para visitas y proveedores)
• Cómo se realizará la limpieza y mantenimiento de los espacios compartidos y zonas comunes (recepciones, ascensores, aseos, etc.)
• Cuáles son los protocolos definidos para el personal de limpieza
• Cómo se prestarían servicios adicionales de limpieza en el edificio
• Prácticas que se adoptarán en lo que se refiere a la filtración del aire (sustitución de filtros por otros de mayor eficiencia, por ejemplo). 

La consultora ha concebido estos programas para ayudar a sus clientes a adaptarse con facilidad, ya que cada oficina y su cultura son únicas. Por lo que cada empresa debe crear su propia estrategia individual para reforzar las medidas de seguridad de cara al regreso de los empleados. 

Tiempo de adaptación a la nueva normalidad

Además, cada empresa requerirá su tiempo para adaptarse. Como ejemplo, en la misma encuesta realizada a clientes se comprobó cómo el 70% de los preguntados ya habían comenzado a tomar medidas para el plan de reocupación frente al 19% que no había introducido ningún cambio todavía, y tan solo un 11% que ya estaría preparado.

El 17 y el 16% de los participantes consideraban que estarían preparados para regresar a los espacios de trabajo de forma segura el 11 y el 18 de mayo respectivamente, mientras que el 19% esperaba estarlo antes del 25 de mayo. El grupo más amplio era sin embargo el de quienes se planteaban el 1 de junio como la fecha más realista para estar preparado (24%), mientras que un 5% lo estaría sobre el 8 de junio y el 18% restante no confiaba en estar listo antes de esta fecha.