Vivimos en la era de las metodologías ágiles. Seguro que desde hace algunos años estás escuchando hablar de ellas y seguramente lo asocies a entornos tecnológicos y perfiles técnicos (programadores). Pues bien, esto no es del todo cierto. Las metodologías ágiles se pueden implementar en cualquier área de la compañía y a través de cualquier perfil. Solo hay que saber cómo pueden ayudarnos y qué métodos son los más fáciles de implementar en nuestra agencia inmobiliaria.
En este artículo vamos a hablaros del método Kanban aplicado a inmobiliaria, una metodología ágil muy útil para el día a día de una agencia. ¡Empecemos!
¿Qué es el método Kanban?
Es una herramienta de gestión enfocada a la alta productividad de los equipos de trabajo. Su principal ventaja es que se trata de una herramienta visual, que te permite conocer el estado de las tareas dentro de la planificación de un proyecto u objetivo. Esto ayuda a llevar un control férreo de la ejecución de cada paso, los desvíos en las tareas y el control del flujo de trabajo para completar la planificación realizada.
Este método basado en tarjetas lo creó Toyota hace más de 80 años para su cadena de producción. No obstante, hace unos años que se ha actualizado y hoy es uno de los métodos más efectivos para la ejecución de proyectos en cualquier ámbito.
¿En qué consiste el método Kanban?
Es un método sencillo. Se crea un tablero donde vamos colocando las diferentes fases, creando apartados en columnas que conforman el proyecto. Estas, a su vez, se dividen en tareas.
Partes del tablero
Un tablero básico contempla solo tres apartados (columnas), en las cuales recogemos las diferentes acciones (tarjetas) de los estados:
- Pendiente: Tareas por hacer
- En curso: Tareas en proceso
- Hecho: Tareas finalizadas
La estructura de este panel admite tantas secciones o columnas de estado como necesitemos. No obstante, cuantas más columnas tenga, mayor será la complejidad del flujo de trabajo.
Para crear el panel tendremos que haber dividido el proyecto en las fases que consideremos previamente, estableciendo fechas, volumen de tareas, etcétera.
La principal ventaja que nos da utilizar este panel es que visualmente tanto tú cómo el equipo tenéis una referencia visual de cómo avanza el proyecto en tiempo real. Esto os permitirá hacer correcciones más rápido para la consecución del objetivo.
Las tareas, si el panel es físico, podéis detallarlas en post-its. Seguro que ahora te han venido a la mente esas imágenes de paneles con muchos post-its alineados en columnas. Pues bien, eso es Kanban.
La creación de un panel de Kanban en una agencia inmobiliaria puede ayudaros en infinidad de proyectos: desde las acciones de marketing, la captación de clientes o incluso en la implementación de nuevos procesos, servicios o productos que ofrece la agencia. Debéis valorar si queréis un panel físico o hacerlo digital. Si os decantáis por este último, os recomendamos usar herramientas como Trello o Asana. ¡Tienen versiones gratuitas!
Pasos para implementar la metodología Kanban en algún proyecto de tu agencia
Dividiremos el proceso en cuatro pasos.
Paso 1 – Dividir el proyecto u objetivo en fases de ejecución
Es importante diseñarlo previamente en papel, para poder reflexionar. ¡Ya tenemos deberes! Debemos crear las fases que necesitemos, pero es importante que en este ejercicio incluyamos todas las tareas necesarias para cumplir con el objetivo. Aquí deben integrarse reuniones, la explicación del método, brainstorming con el equipo y, por supuesto, las tareas foco necesarias. ¿Por qué? Pues porque esto lleva tiempo y debemos controlarlo. De este modo veremos las desviaciones y pasos que debemos incluir o excluir cuando volvamos a repetir el proceso.
Paso 2 – Organizar y ordenar las fases del proyecto u objetivo
Una vez obtenida una visión general del proyecto y sus dimensiones, habrá llegado el momento de ordenar dichas fases en columnas. Lo recomendable es utilizar diferentes colores para cada una: hay que tener en cuenta que esta es una herramienta visual y queremos que nuestro cerebro capte la información de manera sencilla y sin grandes esfuerzos.
Paso 3 – Definir tareas de cada fase
Una vez creado el tablero, debemos crear las tareas de cada fase. Lo aconsejable es que esto se haga con todo el equipo. El objetivo es llenar la primera fase y, según planificación, pasarlas de una fase a otra según vayamos avanzando en la gestión de las mismas. Es muy importante que cada tarea quede asignada a una persona y una fecha determinada.
Paso 4 – Control en tiempo real del proyecto
El objetivo es llevar un control del avance del proyecto u objetivo de manera visual a través del panel para ver cómo avanzan esas tareas, poder incluir nuevas acciones correctoras, analizar tiempos en cada fase y aprovechar al máximo los recursos y procesos necesarios para optimizar la consecución de los objetivos.
¿Qué beneficios os puede aportar el método Kanban?
- Mejora la calidad de la ejecución de proyectos y objetivos
- Optimiza los flujos de trabajo, tiempos y desviaciones
- Permite priorizar las acciones relevantes para la consecución de negocio
- Favorece el trabajo en equipo y la mejora continua
- Optimiza costes y recursos
- Es un sistema flexible y moldeable a corto plazo
Este método es una herramienta fácil de implementar que puede aportar diferentes ventajas a la ejecución de proyectos y objetivos en cualquier área. Permite llevar un orden, dar una visibilidad global y potenciar el impacto de las diferentes tareas según su prioridad. ¿Mi consejo? ¡Que lo probéis!
