Trabajar correctamente con la documentación necesaria para una transacción inmobiliaria es imprescindible no solo en el momento presente, sino también para evitar cualquier tipo de problema en el futuro. Como asesores inmobiliarios hay que saber qué documentación hay que manejar, cómo interpretarla y cómo asegurarse de que no existen errores.
De todo ello se ha hablado recientemente en uno de los webinars de Fotocasa Pro Academy. Pepe Piñar, abogado con más de 20 años de experiencia en derecho inmobiliario y gran conocedor del sector, ya que es también fundador y gerente de empresas inmobiliarias, explicó con detalle los tipos de documentos, su función y los aspectos fundamentales que se deben tenen siempre en cuenta. De entrada, una consideración general del experto: “Siempre es mejor un documento simple y escueto que un contrato de 80 páginas lleno de palabras y cláusulas rebuscadas”.
Documentación necesaria
La documentación necesaria puede variar en función del tipo de inmueble: pisos en una comunidad de propietarios, fincas rústicas con o sin edificación, viviendas VPO… Pero hay una serie de documentos que son básicos e imprescindibles para gestionar la compraventa de todo tipo de propiedades.
Título de propiedad
Puede ser una escritura de compraventa, pero también una donación, una donación, una herencia o una adjudicación judicial, entre otros. En cualquier caso, se trata de un documento en el que se cita el titular o titulares de la vivienda y debe estar inscrito en el Registro de la Propiedad del lugar en el que se ubica el inmueble. “No se debe manejar documentación que no esté inscrita a nombre de su titular”, indica Pepe Piñar, “porque eso puede dar lugar a confusiones y engaños, hay que estar seguros de quién es la persona que tiene la posibilidad de disponer de ese bien inmueble”.
Identificación del titular
Se debe identificar al titular con un documento oficial de identidad: DNI, pasaporte, etc. “Por mucha relación de confianza que pueda haber con un cliente, hay que asegurarse de que estamos hablando con el titular de la documentación de propiedad. Es obligatorio”, afirma el experto.
Nota simple actualizada
Es el documento que acredita el nombre del propietario y la descripción del bien, y también los tipos de carga que pueda tener: hipotecas, afecciones, embargos, prohibiciones de disponer de ese inmueble, condiciones resolutorias que lo afecten, etc.
Recibo del IBI
Debe presentarse el último recibo pagado del Impuesto de Bienes Inmuebles, que grava la propiedad. Algunas notarías solicitan incluso los cuatro últimos recibos, que son a los que tendría que responder el comprador en el caso de que hubiese algún impago.
Certificado de la comunidad de propietarios
En aquellos inmuebles que se encuentran en régimen de división horizontal, el administrador de la comunidad de propietarios debe certificar que no se tiene ninguna cuota pendiente de pago. En caso de deuda, si no se ha saldado, responderá el bien inmueble; es decir, el comprador. Es aconsejable además contar con las últimas actas de las reuniones por si hubiese alguna posible reparación o derrama prevista.
Pagos de hipoteca y saldo pendiente
Si el inmueble está hipotecado, hay que aportar un certificado de deuda pendiente en el que se especifique el importe que se debe en el momento de transmisión de la vivienda. Los datos se pueden extraer de los últimos recibos de la hipoteca. En el caso de haber saldado la deuda, la nota simple de la propiedad indicará que el inmueble se encuentra libre de cargas.
Certificado de eficiencia energética
El certificado de eficiencia energética es obligatorio desde junio de 2013 para los inmuebles que se pongan a la venta o en alquiler. No disponer del certificado puede ser sancionable con una multa de entre 300 y 6.000 euros.
Según la comunidad autónoma
Además de esta documentación básica, en algunas comunidades autónomas se exigen contar además con la cédula de habitabilidad de la vivienda o los estatutos de la comunidad de propietarios.
No basta con tenerlos
No solo es necesario recopilar todos estos documentos, además hay que comprobar su contenido y fijarse especialmente en algunos detalles. Por ejemplo, en el caso de una escritura de compraventa hay que tener en cuenta la fecha de adquisición, que será la base para calcular el importe de la plusvalía municipal. La descripción del inmueble es también muy importante, y debe ser la misma en todos los documentos que se realicen desde la agencia inmobiliaria, desde la hoja de encargo inicial. Solo así se garantiza que no haya malentendidos y problemas legales en ningún punto del proceso de compraventa. Además, la descripción debe ser coherente con los datos que constan en el catastro; en caso de discordancia habrá que ver si se pueden subsanar, qué información prevalece y explicar todos los detalles al comprador para que no haya dudas.
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