En la actualidad, con la transformación digital que estamos viviendo, todas las empresas buscan simplificar sus procesos y hacerlos más productivos apoyándose en la tecnología. En inmobiliaria esta también es una de las asignaturas a abordar, de modo que hoy vamos a hablaros de automatización de procesos en el negocio inmobiliario. 

¿Qué es la automatización de procesos? 

La automatización de procesos es la puesta en marcha, a través de la tecnología, de sistemas que simplifiquen y realicen tareas del día a día de forma automática, sustituyendo la realización de las mismas de forma manual.

¿A quién afecta la automatización de procesos dentro de una agencia inmobiliaria?

La automatización de procesos afecta a todas las áreas de la agencia, puesto que es posible automatizar procesos, en ventas, marketing, atención al cliente, Recursos Humanos, contabilidad, etcétera. 

Lo importante no es a quién afecta, sino los beneficios generales que le puede aportar a nivel global a la agencia. Su objetivo es reducir procesos manuales en tareas de bajo valor y, por tanto, reducir tiempos en los mismos y que ese tiempo se pueda emplear en procesos más productivos para la agencia.

Otro punto que debemos tener en cuenta es que ayudan a optimizar flujos de trabajo para la agencia. Es decir, para la puesta en marcha de acciones de marketing y ventas ayuda a crear flujos de inbound marketing, así cómo a la optimización del funnel de ventas.

Beneficios de la automatización de procesos en la agencia inmobiliaria

Los beneficios de la automatización de procesos, como comentaba en el párrafo anterior, son múltiples, pero vamos a ver los cuatro más destacados:

1. Reducción de tiempos

El hecho de que podamos automatizar algunas tareas manuales de bajo valor para la agencia, le generará a sus empleados la posibilidad de invertirlo en otras de mayor valor y que ayuden a optimizar los procesos que realmente ayudan a generar ingresos.

Vamos a ver un ejemplo. Un proceso que se puede semi automatizar es el envío de mails con información inicial. Simplemente hay que preparar algunas plantillas con textos y fichas predefinidas y personalizar los adjuntos o enlaces. Parece algo que tampoco va a ahorrarnos mucho tiempo, pero si sumas esos minutos ahorrados por decenas de peticiones al mes, pasa a ser un volumen de tiempo relevante. Así, solo tendremos que preparar los textos, la herramienta que vayamos a utilizar y definir los triggers o disparadores.

2. Mejorar la productividad de los empleados

Las tareas rutinarias de bajo valor del día a día son las que más tiempo consumen de nuestro trabajo, además de ser las que menos motivación generan.

Por lo que si se consigue hacer un análisis de cuáles son las tareas de bajo valor y que más se repiten en tu agencia y conseguís automatizarlas, ese tiempo podéis emplearlo en tareas más productivas que ayuden a generar más ventas, además de incrementar la motivación del equipo de la agencia.

3. Mejorar la tasa de error en procesos

Cuando automatizamos algunos procesos internos, como el reparto de prospectos, generamos varios beneficios, mayor agilidad y rapidez en el contacto con el cliente. Evitamos duplicar referencias y optimizar las oportunidades de negocio entre nuestro equipo de ventas.

En otros ámbitos, el beneficio es más destacado está en las solicitudes de documentación a clientes en plazo, envío de asientos contables y gastos en fechas concretas, gestión de citas de agenda, reservas o envío de informes automáticos a clientes propietarios cada x semanas.

Esto en sí no parece que reduzca errores, pero cuando se diseña el proceso, no hay lugar a errores humanos, despistes de fechas, etcétera. 

4. Mejorar la atención al cliente

Esto también tiene un impacto en la mejora de su satisfacción. Es decir, cuando automatizamos procesos, el cliente recibe respuesta antes. Cada fase recibe los impactos necesarios que combina los automatismos con las acciones personalizadas y su percepción mejora ostensiblemente.

Veamos un ejemplo: un cliente nos contacta un domingo por la tarde. Ha visto un post en nuestras redes sociales o ha accedido a nuestra web. Si tenemos habilitado un chatbot, recibirá una respuesta “automática” en tiempo real, pero esto es solo el comienzo. Si tenemos bien creado el flujo de trabajo, aparte recibirá un email automático con información básica en el que se le indicará que el lunes a primera hora le llamaremos. En paralelo, algún comercial de nuestra agencia recibirá un mail o notificación del contacto, por lo que a primera hora podrá llamarle. En unas horas, el cliente habrá tenido tres impactos nuestros preocupándonos por ayudarle y dar respuesta a sus necesidades.

Pensemos en cómo sería este proceso para otra agencia competidora sin automatización: el lunes a primera hora verían su petición, hablarían en la oficina con un comercial para que le llame, pero este tiene una visita a las 10. De este modo, hasta las 11 no podrá llamarle. Cuando lo haga, se encontrará con que este cliente ya ha recibido tres impactos de otra agencia que también tiene en gestión el mismo inmueble. ¿Con quién creéis que hará la visita?

Algunas herramientas para la automatización de procesos

Hay muchas herramientas en el mercado que pueden ayudarte a automatizar procesos, pero os dejamos un pequeño listado de las que consideramos útiles y de fácil acceso para empezar a trabajar en la automatización.

IFTTT

Herramienta de automatización que sus propias siglas definen cómo funciona: “IF This, Then That” es decir “Si esto, entonces aquello”, sirve para combinar herramientas y crear automatismos. Es decir, con esta herramienta podréis combinar más de 350 herramientas (mail, RRSS, ofimática, servicios web, etc.).

Resumiendo, con esta herramienta podremos establecer un flujo de trabajo y un disparador para que realice acciones en base a otras.

Vamos a ver un ejemplo: si recibimos un mail con x palabra en el asunto, automáticamente nuestro servicio de mail le responderá a ese mismo correo, enviándole una plantilla previamente definida. Además, nos creará en una hoja de cálculo de Google un registro del mail, nombre del remitente y fecha de contacto.

Es una auténtica maravilla para adentrarnos en el mundo de la automatización. El entorno es feo y os puede resultar complejo de entender al principio, pero por suerte tiene una gran comunidad que ya tienen colgadas las recetas con los automatismos para que solo tengas que reutilizarlos. 

Zapier

Otra herramienta muy parecida a IFTTT, con funcionalidades parecidas pero más actualizadas y con un entorno mucho más sencillo, es Zapier. El problema es que es de pago, pero digamos que es como la versión comercial y mejorada de IFTTT. Personalmente creo que la inversión merece la pena, porque os puede ahorrar muchas horas de trabajo al mes y llevar vuestra gestión a otro nivel.

Mailchimp

Una herramienta de automatización de mail marketing y de campañas. Realmente es mucho más que eso, porque te permite enviar mensajes automáticos a clientes en base a sus intereses. Incluso nos dirá cuál es el mejor momento para hacerlo y cuál es el mensaje para impactarlos. Un clásico que toda empresa que haga marketing debe tener en su porfolio de herramientas necesarias, sobre todo si habéis abordado vuestro Customer Journey Map.

Hootsuite

La herramienta líder de automatización de multipublicacion en redes sociales, que reduce tiempos programando las publicaciones, incluso publicando el mismo post en diferentes redes sociales. Es una herramienta que muchas de las personas que trabajamos en marketing utilizamos en nuestro día a día.

Puede ser vuestro centro de mando en redes sociales, pero cuidado: el uso de estas herramientas hace que los posts pierdan visibilidad, algo que no ocurre haciéndolo de forma manual. No obstante, si publicáis contenido a diario, revisadla, porque os ayudará en vuestra estrategia de contenidos.

Buffer

Si hemos hablado de Hootsuite tenemos que hablar de Buffer. Es otra herramienta que nos permite automatizar las publicaciones en redes sociales, pero que además nos permite analizar a nuestra audiencia.

Asana

Terminamos el listado de herramientas básicas de automatización con Asana: es un sistema integral de automatización y gestión de procesos. Es decir, podemos implementar todas las tareas de nuestra empresa en este sistema y nos ayudará a crear flujos de trabajo. No es un CRM integral (para eso os recomendaría Hubspot u otras plataformas), pero sí es una herramienta donde tener una visibilidad global y automatizar acciones. Hace unos años lo implementé para la gestión de mi equipo y nos ayudó mucho a ordenar procesos. Permite automatizar proyectos, hacer reporting y trabajar bajo metodología Agile.

La automatización de procesos en inmobiliaria es una de las asignaturas que poco a poco tendremos que ir trabajando para evolucionar el modelo de trabajo actual al de los próximos años. No obstante, si he aprendido algo después de muchos años de profundizar en este escenario, es que se trata de algo modular y que se hace poco a poco. 

Mi consejo es que cada tres o cuatro semanas abordes un solo proceso, reflexiones cómo podrías automatizarlo y lo pongas en marcha. Observa, aprende y valora si reduce tiempos y si es así, implántalo. Empieza por lo más sencillo: cada uno de los gestos,  por pequeño que sea, te aportará valor.