El día a día de una agencia inmobiliaria es muy complejo, ya que son muchas las funciones, tareas y acciones que se deben realizar para conseguir el éxito de nuestro negocio. Realmente muy pocos profesionales tienen claro el paso a paso que deben seguir para alcanzar sus objetivos de forma eficiente. En tu caso, ¿tienes claros tus procesos inmobiliarios? 

Beneficios de describir los procesos

Son muchos los beneficios que se pueden obtener cuando definimos los procesos. De ahí que sea tan interesante plasmarlos en un documento y que toda la agencia tenga acceso a ellos cuando sea necesario. 

Lo fundamental es que facilita alcanzar los objetivos comerciales o de compañía, ya que se remarcan las acciones clave que es necesario realizar para conseguirlos. Y es que, a través de las experiencias individuales y/o del equipo, esta definición está adaptada a cada realidad. 

Por otro lado, mejora y potencia la imagen de marca de la agencia, debido a que se suele tener en cuenta la experiencia de los clientes para que sea lo más positiva posible, lo que ayuda a conseguir más recomendaciones. Unido a esto, se busca que queden reflejados en los procesos también los valores de la organización, como puede ser en la forma de comunicar, en los tipos de respuesta o en los comportamientos del equipo comercial, entre otros. ¡

Además de lo anterior, ayuda a la mejora continua de la empresa, ya que estos procesos no deben ser estáticos, sino que deben estar en constante renovación. Al menos una vez al año es necesario revisarlos para incluir cambios y adaptaciones que sean interesantes para la obtención de mejores resultados o, incluso, para la búsqueda de la eficiencia de los propios procesos. 

También facilita la integración de nuevos colaboradores a la agencia y, por tanto, serán mucho más productivos en el corto plazo. Estos agentes sabrán qué es lo que tienen que hacer y una vez hayan puesto estos conocimientos en práctica, podrán ser capaces de reconocer cuáles son sus puntos fuertes y lo que es más importante, sus áreas de mejora. 

Tipos de procesos

Aunque no es necesario que queden por escrito todos los procesos de la agencia inmobiliaria, sí que se debe hacer el esfuerzo de que queden reflejados el mayor número de ellos posible o, en cómo mínimo, los más importantes. 

Y es que, cuando hablamos de la intermediación inmobiliaria, cualquier fallo o error puede ser perjudicial para la imagen de la empresa y, por tanto, para el negocio. De ahí la importancia de cuanta mayor definición, mejor. Como recomendación, se deben realizar: 

• Captación o gestión de clientes vendedores
• Gestión con clientes compradores
• Gestión de alquiler
• Gestión financiera
• Gestión de cierre de la operación
• Gestión de posventa
• Gestión ante reclamaciones de clientes

Parecen muchos, pero si la agencia inmobiliaria cuenta con varios años de experiencia en el sector, será muy fácil poder llegar a definir estos procesos, debido a que suelen formar parte de su día a día. 

Además, como es recomendable que todo el equipo participe en su definición, esto ayudará a que el proceso sea mucho más sencillo y a generar un sentimiento de equipo, al incluir a todos los miembros de la organización en esta gestión. 

Pasos para definir procesos 

Lo primero que se debe tener en cuenta es que los procesos no son estáticos, es decir, se deben ir mejorando y adaptando a la realidad y a la situación del mercado. Ahora que se tiene este punto claro, estos son los pasos necesarios para construir los procesos de forma óptima. 

1. Como punto de partida, se debe establecer qué es lo que se pretende conseguir con dicho proceso, o lo que es lo mismo, cuál es su objetivo

2. A continuación, se debe plantear la estrategia general que se llevará a cabo para alcanzar la meta marcada

3. Ahora es momento de definir el paso a paso y quiénes estarán involucrados en los mismos, además de incluir los recursos que se necesitarán para realizarlos 

4. Con todo lo anterior, ya es posible pasar la acción y realizar las pruebas necesarias para analizar si está funcionando correctamente el proceso o no

5. Con los resultados obtenidos, se deben extraer del proceso aquellos puntos débiles o de mejora y buscar alternativas, además de potenciar los puntos fuertes del mismo. Todo ello deberá quedar registrado en un documento

6. Tras realizar los cambios necesarios, se debe volver a poner el proceso en práctica hasta valorar si finalmente se han conseguido los objetivos definidos

Pero, sobre todo, como ya se ha comentado, lo más interesante es, cada cierto tiempo, ir adaptando el proceso para incluir posibles mejoras, ya sea por cambios del sector, por incluir nuevas herramientas digitales o por cualquier otra razón que se estime interesante. 

Y qué mejor ahora que llegan las fechas veraniegas para reflexionar acerca de este tema. Lo más importante es analizar cómo se puede mejorar y qué acciones se deben incorporar para que los procesos permitan llegar a los objetivos marcados de forma mucho más eficiente. ¡Seguro que el curso que viene se puede empezar con el trabajo bien hecho!