La agenda de un agente inmobiliario está siempre llena de tareas, pero es sin duda la visita comercial una de las que aparecen siempre subrayadas y destacadas del resto. Un profesional del sector que se precie trabaja duro en prepararse la visita comercial. Desde la fase previa en la que se estudian las características del inmueble, las preguntas frecuentes, las objeciones posibles, el argumentario completo, y la situación del posible comprador a la hora de hacer una entrevista de calidad; hasta la fase de cierre en la que se intenta conseguir una nivel de acuerdo que mantenga vivo el lead, así como una fase posterior de extracción de conclusiones y elaboración de un informe de observaciones que quedarán plasmadas en la trazabilidad del lead, del inmueble y del cliente.

Qué es y para qué sirve la hoja de visita inmobiliaria

La hoja de visita inmobiliaria es aquel documento que se entrega al cliente interesado en comprar o alquilar un inmueble para que pueda verlo por medio de una visita comercial. Aunque es cierto que existen posturas contrapuestas acerca de la validez contractual de este documento, y que no existe obligación por parte del cliente de firmarla si no lo desea, no es menos cierto que nos otorga de una cierta protección en nuestra labor de intermediación, siempre que cumplamos con ciertos criterios y obligaciones en materia de protección de los datos personales, así como la inclusión de las cláusulas que salvaguarden nuestra actividad, siempre que no sean abusivas.

En cualquier caso, la hoja de visita inmobiliaria va a cumplir una triple función en nuestra acción comercial:

1. Nos servirá para elaborar una lista de compradores potenciales.

2. Facilitará la trazabilidad de cada lead construyendo un registro de visitas al inmueble tanto para las situaciones más favorables como para los casos en los que se pudiera producir algún percance.

3. Será la prueba de nuestro trabajo de intermediación inmobiliaria con respecto al propietario.

Desde una perspectiva puramente legal existen ciertos requisitos que pueden ayudar a otorgar cierta validez a la hoja de visita inmobiliaria:

• La existencia de consentimiento informado plasmado a través un contrato previo entre el agente inmobiliario o la agencia inmobiliaria y el comprador, en el que se detallen los honorarios y las condiciones de la intermediación mediante cláusulas claras y transparentes en su redacción, que en ningún caso puedan considerarse abusivas. Por lo tanto, la simple firma en una hoja de visita no sería suficiente si no se ha proporcionado información clara y completa al comprador.
• La existencia de un documento que pueda ser reconocido como evidencia probatoria. En este sentido, la hoja de visita puede complementar al contrato de intermediación siempre que este recoja en detalle los servicios ofrecidos, las visitas realizadas y cualquier otro aspecto relevante de la relación entre la agencia y el comprador. Asimismo será necesario que los documentos (hoja de encargo y hoja de visita) estén fechados y firmados por ambas partes y que se entregue una copia de los mismos al comprador.

La jurisprudencia es variada al respecto de la hoja de visita, si bien podemos extraer un par de conclusiones derivadas de las diferentes sentencias: la hoja de visita solo sirve para documentar la visita del interesado a la propiedad y la hoja de visita no otorga el derecho a cobrar.

No obstante, en algunos casos, los tribunales sí han valorado las hojas de visita como documentos que generan derechos para la agencia inmobiliaria, siempre que la redacción fuese clara y sencilla y dejara claro el consentimiento y el alcance del mismo.

Qué información debe contener la hoja de visita

Con todo lo referido anteriormente, es importante hacer constar en la hoja de visita cierta información relevante que nos ayudará en nuestra actividad comercial y nos dará un soporte efectivo utilizable para diversos fines. A continuación, veremos aquellos apartados que resultan interesantes para nuestro negocio:

Información completa del inmueble

En la que haremos constar, no solo su localización y dirección completas, sino que completaremos este apartado con todo aquello que sea relevante de la vivienda, como por ejemplo, la superficie total y de cada estancia, el número de habitaciones, el tipo de cocina, el número de aseos y baños, si tiene terraza, tendedero, las zonas comunes relevantes (jardines, gimnasio, piscina, zona de juegos, etc…), la orientación, si es exterior o no, ascensores, si es accesible, y cualquier otra característica que describa tanto el inmueble en particular como la finca en general, sin olvidar, como no puede ser de otra manera, el precio de venta.

Información de la persona o personas que visitan el inmueble

Donde se rellenarán los datos personales que identifiquen a los visitantes: nombre y apellidos, teléfono de contacto, dirección de email, y documento identificativo como el DNI, NIE o pasaporte. Recuerda que este es un buen momento, si no lo hemos hecho antes, para obtener el consentimiento por escrito y firmado (en un documento anexo, por ejemplo) que nos habilite a usar sus datos con fines comerciales en cumplimiento de la ley de protección de datos (RGPD/GDPR).

Información del agente inmobiliario

Que nos servirá para tener una buena trazabilidad del lead a nivel interno, así como para mejorar la comunicación entre las partes, derivada de un conocimiento mutuo y una confianza recíproca en los datos compartidos.

Cláusula de compromiso

Que nos protegerá de hipotéticos comportamientos indeseables en los que la parte compradora y la vendedora se pudieran poner en contacto en el futuro obviando nuestro trabajo de asesoramiento e intermediación.

Día y hora de la visita y firmas de ambas partes

Este punto no solo nos dará un control de nuestra actividad comercial, sino que situará esa visita en una línea y contexto temporal que servirá como prueba documental a nivel jurídico en caso de producirse alguna incidencia o conflicto.

Encuestas de valoración

Si lo deseamos podemos incluir un pequeño formulario en el que el posible comprador valore la vivienda, a nivel general y específico de cada uno de sus espacios, y también incluya una valoración de cómo se ha desarrollado la visita comercial, si la información era clara, si se han resuelto las objeciones, si ha cumplido con sus expectativas, si el agente hizo su trabajo de manera satisfactoria, etc. En definitiva, todo aquello que nos sirva para mejorar en el futuro y nos proporcione información adecuada para proporcionar un servicio excelente.