Digitalizar una agencia inmobiliaria no solo es una buena idea, es imprescindible en los tiempos que corren. Pero, ¿cómo hacerlo? ¿Qué herramientas son las más adecuadas? ¿Cómo se puede sacar el máximo partido de la tecnología en este negocio? Lo ha explicado Javier Cenarro, formador especializado en el mercado inmobiliario, en uno de los cursos online de Fotocasa Pro Academy

La digitalización ya no es una opción

Pasar los procesos de trabajo de manuales a digitales comporta tantas ventajas que no hacerlo resulta ya inconcebible. Y más en el contexto actual: la pandemia ha acelerado las relaciones virtuales, también en el ámbito inmobiliario, y para ello es fundamental operar de manera digital. Desde las visitas a la documentación o la firma de contratos: todo se puede hacer de manera digital, y no estar al día en este sentido implica pérdida de competitividad. 

digitalizar agencia inmobiliaria

Claves de digitalización en una inmobiliaria

Digitalizar no se trata solo de implementar tecnología, sino de utilizar diversas herramientas para mejorar en automatización, innovación, manejo y análisis de datos, gestión comercial y gestión del tiempo, entre otros. En definitiva, para ser mucho más eficientes y efectivos. 

“Apostar por la digitalización supone un cambio de mentalidad, y debe realizarse teniendo en mente cómo puede beneficiar a nuestros clientes. Su experiencia de usuario debe ser lo más positiva posible, debemos adelantarnos a sus necesidades para lograr su satisfacción”, según Cenarro. 

En este sentido cobra una gran importancia el Big Data inmobiliario. Poder acceder a datos completos, reales y actualizados del mercado inmobiliario de una zona concreta permite pasar de tomar decisiones en base a percepciones o a hábitos y creencias del pasado a poder trabajar teniendo en cuenta la situación real actual. 

Herramientas básica: el CRM

La herramienta básica de digitalización de una empresa inmobiliaria es el CRM. Se trata de un software de gestión de la relación con los clientes. Es decir, son programas en los que se incluyen los datos de propietarios y compradores, de los inmuebles en cartera, de clientes potenciales… Permite automatizar procesos, gestionar todos los datos, controlar el seguimiento y las actividades realizados en cada caso y ayuda a tomar buenas decisiones. 

“Con el CRM se gana en inmediatez y se van a poder analizar datos muy rápidamente. Por ejemplo, puedo ver rápidamente cuántos clientes demandan pisos de una sola habitación en tal zona, y optar o no por aumentar mis esfuerzos de captación hacia ese tipo de vivienda”, aclara el experto. 

El CRM debe poder cruzar los datos de los inmuebles en cartera con la demanda de los clientes. “Eso es fundamental, es lo que va a permitir ser los más rápidos a la hora de satisfacer las necesidades tanto de los compradores como de los vendedores”, dice Cenarro. 

Otras herramientas prácticas

Otras herramientas digitales que mejoran el funcionamiento y la eficacia en una agencia inmobiliaria son las que permiten guardar y compartir información por parte de todos los colaboradores de la empresa. “Lo que se apunta en una libreta se queda ahí, si está en un documento compartido es más fácil que los demás puedan acceder, trabajar en línea. Por ejemplo, se pueden compartir carpetas con los modelos de contratos, para que todos tengan acceso a las últimas versiones sin riesgo a que alguien se equivoque y use un texto que ya no vale”, indica el formador. Algunos ejemplos de estas herramientas son Google Drive, Dropbox, OneDrive o iWork, entre otros. 

El envío de archivos (fotos, vídeos, documentos…) también es importante en la digitalización de una empresa. La herramienta más conocida es WeTransfer, pero hay más, como la herramienta española Ydray.

Atención al cliente

La tecnología aporta diversas herramientas para mejorar la atención y comunicación con los clientes. Y permite adaptarse, además, a sus demandas. Los usuarios exigen cada vez formas más directas e inmediatas de contacto, y aquí el WhatsApp juega un papel fundamental. Se puede utilizar para confirmar citas, para realizar videollamadas, para enviar y recibir fotos, archivos o links. “Una de las grandes ventajas es que prácticamente todo el mundo lo tiene instalado en su móvil”, apunta Cenarro. 

Además, la opción WhatsApp Business, de pago, añade nuevas funcionalidades para empresas. Se pueden realizar campañas de envíos masivos cuando entra un nuevo inmueble en cartera, difundir eventos, publicitar nuevos servicios de la agencia, etc. También se pueden programar respuestas automáticas para los mensajes que lleguen fuera de horario indicando que se responderán lo antes posible. De este modo se mantiene la inmediatez de respuesta que espera el cliente sin necesidad de estar pendiente del teléfono todo el tiempo. 

A la hora de realizar videollamadas se puede optar también por servicios específicos, como Zoom o Meet. 

Cómo digitalizar una agencia inmobiliariaCómo digitalizar una agencia inmobiliariaCómo digitalizar una agencia inmobiliaria

Herramientas específicas del sector

Entre las aplicaciones digitales específicas para el negocio inmobiliario, la publicación en los portales es ya imprescindible. “El 90% de los usuarios que buscan inmueble lo hacen a través de los portales inmobiliarios. Son un escaparate global, amplían el alcance de la publicidad y un atractivo también para la captación: los propietarios quieren que su oferta aparezca en estas plataformas”, dice el experto. 

Pero hay más. Destaca la herramienta de captación de Fotocasa, que permite obtener el listado de clientes particulares con su teléfono de contacto. También resulta interesante Google My Maps, que permite personalizar los propios mapas y calcular rutas optimizadas de las visitas. 

Existen además herramientas de análisis de Big Data que permiten conocer toda la información del mercado inmobiliario de una zona concreta de manera ágil y accesible, como DataVenues de Fotocasa Data. “Incluye toda la oferta y toda la demanda en tiempo real de Fotocasa y habitaclia, lo que permite tener datos cualificados para el análisis de mercado; podemos ver qué anuncios funcionan mejor y peor, propios y de los demás. Es una herramienta muy útil para captación y valoración de inmuebles”, explica Javier Cenarro. 

La firma digital y otras herramientas

Uno de los pasos que aún no han incorporado muchas empresas, pero que resulta muy útil, es la firma digital. Debe realizarse de manera segura, para evitar posibles suspicacias o intentos de alteraciones de los documentos. Programas específicos como mobbeeel, Signaturit o DocuSign ofrecen esas garantías. “No solo supone un ahorro de costes y de tiempo, sino que se consigue una mayor agilidad y se mejora la experiencia del cliente que es, al fin y al cabo, el objetivo que debemos tener en nuestro trabajo”, concluye Cenarro. 

La digitalización se puede aplicar también en la gestión de envío masivo de correos electrónicos, la programación de las redes sociales, la realización de encuestas de satisfacción o el uso de publicidad programática… El límite lo marcarán los objetivos y recursos de cada agencia inmobiliaria, pero el camino de la digitalización no tiene vuelta atrás. 

Más información en Fotocasa Pro Academy

La master class ‘Digitaliza tu agencia inmobiliaria’ está disponible gratuitamente en Fotocasa Pro Academy