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Para una agencia inmobiliaria, la vuelta de vacaciones es momento para comprobar que la cartera está actualizada, que cada inmueble tiene su documentación en orden y que no hay riesgos legales u operativos que puedan bloquear operaciones en octubre, noviembre o diciembre.
Por ende, el septiembre inmobiliario llega con actividad y oportunidades, pero también exige precisión. Una valoración mal planteada, una carga oculta o documentación desactualizada pueden convertir una captación prometedora en una operación fallida.
Por eso, esta auditoría con 25 comprobaciones te ayudará a entrar en el último trimestre con una cartera comercialmente preparada y jurídicamente revisada.
| 💡Consejo: no intentes hacer las 25 comprobaciones en una tarde. Divide la auditoría por bloques y asigna un responsable y una fecha de revisión a cada uno. |
1. Comprueba cuántos inmuebles tienes en cartera
El primer dato es cuántas propiedades del CRM están activas. Así que revisa:
- Inmuebles disponibles.
- Inmuebles reservados.
- Inmuebles vendidos pero todavía publicados.
- Propiedades retiradas temporalmente.
- Captaciones sin documentación completa.
- Exclusivas próximas a vencer.
- Inmuebles cuyo propietario ya no responde.
Elimina duplicados y estados incorrectos. Un CRM inflado genera informes engañosos y decisiones comerciales equivocadas.
2. Revisa las captaciones que puedes perder antes de diciembre
Haz una lista de:
- Exclusivas que vencen el último trimestre.
- Propietarios que han rechazado una renovación.
- Inmuebles con poca actividad comercial.
- Propietarios que han planteado retirar la vivienda.
Aquí el objetivo es detectar qué relación necesita intervención antes de que el contrato termine.
3. Identifica los inmuebles que necesitan una nueva valoración
El INE registró un crecimiento anual del precio de la vivienda del 12,2 % en el primer trimestre de 2026, y el Colegio de Registradores situó el precio medio registrado en 2.429 €/m². Pero estos datos nacionales no justifican por sí solos el precio de una vivienda.
Revisa en especial inmuebles:
- Con más de 60-90 días en cartera.
- Que han recibido muchas visitas pero ninguna oferta.
- Con numerosas visualizaciones y pocas solicitudes.
- Que compiten con viviendas similares más económicas.
- Cuyo precio se estableció hace varios meses.
La pregunta a responder es sencilla: ¿el precio actual sigue siendo defendible con datos recientes del mercado inmobiliario?
4. Comprueba el origen de tus captaciones
Hay que saber de dónde vienen tus captaciones inmobiliarias. Clasifica las de los primeros nueve meses por:
- Referidos.
- Clientes anteriores.
- Portal inmobiliario.
- SEO.
- Google Ads.
- Redes sociales.
- Prospección.
- Valoraciones.
- Colaboradores.
- Otros canales.
Calcula después el coste aproximado y la conversión de cada fuente.
| ⚠️ Si un canal genera el 40 % de las captaciones pero consume el 70 % del tiempo, hay algo que revisar. |
5. Revisa los leads que llevan meses sin seguimiento
Septiembre es un buen momento para recuperar contactos, pero no confundas reactivación con enviar un mensaje masivo. Por lo tanto, segmenta el CRM en:
- Propietarios que pidieron valoración.
- Propietarios que dijeron “después del verano”.
- Personas que retiraron la vivienda.
- Compradores que dejaron de buscar.
- Antiguos clientes.
- Contactos que solicitaron información pero nunca concertaron una cita.
Para cada segmento, define un motivo concreto de contacto. El objetivo es que el CRM vuelva a ser una herramienta comercial y no un almacén de teléfonos.
| Documentación: las comprobaciones inmobiliarias que pueden evitar problemas 👇 |
6. Comprueba la titularidad con una nota simple actualizada
Solicita una nota simple del Registro de la Propiedad y comprueba que el vendedor coincide con el titular registral. Así conocerás:
- Identificación de la finca.
- Titulares
- Cargas.
- Limitaciones.
- Restricciones.
No des por suficiente una nota simple antigua. El Colegio de Registradores advierte de que la situación jurídica puede cambiar entre la expedición y la entrega del documento.
7. Comprueba hipotecas, embargos y otras cargas
Además de confirmar quién es el propietario, en la nota simple revisa específicamente:
- Hipotecas.
- Embargos.
- Servidumbres.
- Usufructos.
- Condiciones resolutorias.
- Prohibiciones o restricciones.
- Cualquier otra carga vigente.
Si hay una hipoteca pendiente, estudia cómo plantear su cancelación o subrogación. Si hay un embargo, contacta con un profesional legal antes de dar plazos a un comprador.
8. Comprueba la referencia catastral
La referencia catastral sirve para identificar inequívocamente el inmueble y evitar confusiones jurídicas. En ella, comprueba que coincide entre:
- Escritura.
- Registro.
- Catastro.
- Recibo del IBI.
- Documentación comercial.
Una discrepancia entre dirección, referencia catastral y finca registral merece revisión antes de avanzar.
9. Comprueba la superficie real frente a la registral y catastral
No des por buena automáticamente la superficie que aparece en el anuncio. Compara:
| Dato | Qué revisar |
| Escritura | Superficie descrita |
| Registro | Superficie de la finca |
| Catastro | Superficie y representación |
| Anuncio | Superficie publicada |
| Realidad | Distribución y superficie observada |
El Catastro cuenta con certificaciones descriptivas y gráficas con información física y gráfica del inmueble. Además, la documentación catastral puede incorporar representación georreferenciada.
Si hay diferencias, no las ocultes ni las resuelvas modificando el anuncio. Primero determina por qué existen.
10. Solicita, cuando proceda, una certificación catastral del inmueble
Aquí conviene diferenciar conceptos.
- Una certificación catastral de bien inmueble contiene información catastral sobre el inmueble. El Catastro contempla, entre otros productos, certificaciones de un bien inmueble y certificaciones de todos los bienes inmuebles de un titular, con la particularidad de que estas últimas no incluyen País Vasco y Navarra.
- La certificación descriptiva y gráfica aporta, además, datos físicos, jurídicos y económicos del inmueble junto con su representación gráfica.
¿Para qué sirve en una agencia? Para contrastar la información del propietario y detectar discrepancias antes de que lleguen al comprador o a la notaría.
11. Comprueba el IBI y quién está al corriente
Pide el último recibo del IBI y comprueba:
- Titular.
- Referencia catastral.
- Ejercicio.
- Importe.
- Situación del pago.
- Coincidencia con el inmueble comercializado.
No confundas, además, el IBI con las deudas con la comunidad, que son obligaciones diferentes y deben comprobarse por separado.
12. Comprueba las deudas con la comunidad
Esta es una de las comprobaciones inmobiliarias que más puede retrasar una compraventa.
Según la Ley de Propiedad Horizontal el vendedor debe declarar si está al corriente de los gastos de la comunidad con una certificación sobre el estado de deudas. Sin ella, en principio no puede autorizarse el otorgamiento del documento público, salvo que el comprador exonere expresamente al vendedor.
Además, el comprador responde con el inmueble de cantidades adeudadas por anteriores titulares: las correspondientes a la parte vencida de la anualidad de adquisición y los tres años naturales anteriores.
Por eso, antes de llegar a notaría, comprueba:
- Certificado de deuda.
- Cuotas ordinarias pendientes.
- Derramas aprobadas.
- Derramas previstas.
- Obras extraordinarias.
- Litigios relevantes de la comunidad.
13. Comprueba el certificado de eficiencia energética
El certificado de eficiencia energética es cada vez más importante. El Real Decreto 390/2021 exige la etiqueta de eficiencia energética en ofertas, promociones y publicidades de venta o alquiler. Así que antes de publicar un inmueble, verifica:
- Que dispone de certificado.
- Que está registrado cuando corresponda.
- Que la etiqueta coincide.
- Que la calificación publicada es correcta.
- Que la documentación está disponible.
14. Revisa licencias, obras y posibles discrepancias urbanísticas
Una vivienda puede estar inscrita y, aun así, presentar problemas relacionados con obras, ampliaciones o cambios de uso. Especialmente en:
- Áticos.
- Bajos transformados.
- Viviendas con terrazas cerradas.
- Ampliaciones.
- Locales convertidos en vivienda.
- Anexos.
- Segregaciones.
- Cambios de uso.
La agencia no tiene que convertirse en arquitecto ni en abogado urbanista, pero sí debe detectar banderas rojas y solicitar la documentación o asesoramiento técnico.
15. Comprueba garajes, trasteros y anexos
Otro error frecuente es comercializar “vivienda + garaje + trastero” sin verificar que todos los elementos forman parte jurídicamente de la operación. Por eso, comprueba:
- Si son fincas registrales independientes.
- Si tienen referencias catastrales diferenciadas.
- Si pertenecen al mismo titular.
- Si están incluidos en el precio.
- Si tienen cargas.
- Si aparecen correctamente en la documentación.
Un trastero que el propietario considera suyo puede no estar jurídicamente vinculado a la vivienda.
16. Revisa derechos de terceros sobre la vivienda
Antes de avanzar con la venta, investiga situaciones como:
- Usufructos.
- Nuda propiedad.
- Derechos de uso.
- Arrendamientos vigentes.
- Ocupantes.
- Copropietarios.
- Herederos.
- Poderes de representación.
La nota simple puede revelar derechos inscritos, pero no sustituye la revisión de toda la situación posesoria y contractual.
| Alquiler: cuatro comprobaciones antes de captar o renovar 👇 |
17. Comprueba si la vivienda está en una zona de mercado residencial tensionado
La Ley 12/2023 contempla las zonas de mercado residencial tensionado y fija reglas y obligaciones que después aplican las comunidades autónomas. Por eso, antes de publicar o renovar:
- Comprueba el municipio.
- Verifica si existe declaración vigente.
- Consulta la normativa autonómica.
- Determina si el propietario está sujeto a reglas específicas.
- Documenta cómo se ha calculado la renta propuesta.
La comprobación debes hacerla para cada inmueble.
18. Revisa el tipo de contrato de alquiler
No es lo mismo:
- Alquiler de vivienda habitual.
- Alquiler de temporada.
- Alquiler por razones laborales.
- Alquiler para estudiantes.
- Uso distinto de vivienda.
- Arrendamiento turístico, sujeto además a su normativa específica.
La etiqueta “alquiler temporal” no convierte automáticamente cualquier contrato en arrendamiento de temporada. Si tienes dudas sobre la naturaleza jurídica del contrato, revísalo con un abogado.
19. Comprueba fianzas y obligaciones autonómicas
No te limites a indicar en el contrato el importe de la fianza. Comprueba el régimen aplicable en la comunidad autónoma y, si procede, las obligaciones de depósito, documentación y comunicación.
| 💡Esto es muy importante para agencias que trabajan en varias comunidades, ya que no conviene utilizar un mismo procedimiento administrativo para toda España. |
20. Revisa la documentación del inquilino con criterios de proporcionalidad y riesgo
Crea un procedimiento claro para evaluar la solvencia y gestionar la documentación del potencial arrendatario. Evita dos extremos:
- Pedir información excesiva sin justificación.
- Aceptar documentación insuficiente para valorar la operación.
Define internamente qué documentación solicitar, quién tendrá acceso a ella, cuánto tiempo se conserva y cómo se elimina cuando queda obsoleta, según la normativa de protección de datos.
| Clientes, cumplimiento y prevención de riesgos👇 |
21. Comprueba el protocolo de prevención de blanqueo de capitales
Esto no es opcional para quienes están dentro del ámbito de la Ley 10/2010. Es decir, promotores y quienes ejerzan profesionalmente actividades de agencia, comisión o intermediación inmobiliaria.
Por tanto, revisa:
- Identificación formal del cliente.
- Identificación del titular real.
- Procedimientos de diligencia debida.
- Evaluación del riesgo.
- Formación del equipo.
- Procedimiento de comunicación de operaciones sospechosas.
- Conservación documental.
- Responsable de cumplimiento cuando corresponda.
Sepblac recuerda que las medidas deben aplicarse con un enfoque basado en el riesgo y que el sujeto obligado debe identificar al titular real antes de establecer la relación de negocio o ejecutar ciertas operaciones. Además, las medidas de control interno deben estar documentadas con políticas y procedimientos adecuados.
22. Comprueba que el expediente de cada operación está completo
Crea una carpeta única por operación y comprueba que contiene:
- Identificación de vendedores y compradores.
- Nota simple.
- Escritura.
- Referencia catastral.
- IBI.
- Certificado de comunidad.
- Certificado energético.
- Contrato de arras.
- Mandato o encargo de venta.
- Documentación hipotecaria.
- Documentación de representación.
- Documentación exigida por prevención de blanqueo.
- Contratos y comunicaciones relevantes.
| 💡La regla es fácil: si mañana el agente responsable de la operación no estuviera disponible, otro profesional debe poder entender en 10 minutos en qué punto está. |
23. Audita los contratos y mandatos que utiliza la agencia
Revisa que los modelos están actualizados y que el equipo usa siempre la última versión. Comprueba en especial:
- Duración.
- Exclusividad.
- Honorarios.
- Servicios incluidos.
- Forma de terminación.
- Autorizaciones.
- Tratamiento de datos.
- Firma.
- Representación.
- Cláusulas específicas según operación.
Como consejo, una única plantilla maestra evita muchos errores.
24. Revisa la protección de datos de clientes y leads
Septiembre es buen momento para hacer limpieza de CRM y limpiar o actualizar:
- Contactos duplicados.
- Leads sin origen.
- Datos inútiles u obsoletos.
- Permisos y accesos internos.
- Formularios.
- Consentimientos.
- Información de privacidad.
- Herramientas externas.
Además, revisa quién dentro de la agencia puede descargar, exportar o consultar la base de datos.
| Gestión: las cinco comprobaciones que preparan el último trimestre👇 |
25. Mide el negocio con indicadores
La última comprobación inmobiliaria es la que transforma todas las anteriores en gestión. Imita este cuadro de mando para octubre, noviembre y diciembre, y analiza cada semana:
- Nuevos propietarios contactados.
- Valoraciones realizadas.
- Captaciones.
- Exclusivas firmadas.
- Visitas.
- Ofertas recibidas.
- Conversión/visita.
- Conversión/valoración.
- Inmuebles vendidos.
- Días medios en cartera.
- Leads sin seguimiento.
- Operaciones bloqueadas por documentación.
No necesitas 40 KPI. Necesitas los suficientes para detectar rápidamente dónde está el problema.
Resumen de la auditoría inmobiliaria
| Área | Comprobaciones | Objetivo |
| Cartera y captación | 1-5 | Detectar oportunidades y fugas comerciales |
| Documentación del inmueble | 6-12 | Evitar problemas jurídicos y operativos |
| Alquiler y normativa | 13-16 | Reducir riesgos en arrendamientos |
| Clientes y cumplimiento | 17-20 | Proteger la relación y cumplir obligaciones |
| Gestión y negocio | 21-25 | Llegar al último trimestre con control |
¿El objetivo? Tener una cartera más vendible
Una agencia puede llegar a septiembre con 100 inmuebles en cartera y estar peor preparada que otra con 50. La diferencia es el estado de esos inmuebles.
Una cartera preparada para el último trimestre tiene:
✔️ Precios defendibles.
✔️ Documentación contrastada.
✔️ Propietarios activos.
✔️ Expedientes completos.
✔️ Operaciones sin riesgos ocultos.
Así, un profesional que demuestra desde el primer contacto que controla la documentación y los riesgos transmite mucho más valor al propietario.
Precisamente cuando el mercado está fuerte, una agencia debería controlar más. El precio puede atraer al propietario, pero la capacidad de valorar, documentar, detectar riesgos, negociar y cerrar es lo que convierte una captación en una operación.
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