El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) regula cómo las empresas recogen, utilizan y protegen los datos personales de sus clientes.
En el sector inmobiliario —donde la mayoría de contactos se generan a través de portales, formularios web y canales digitales— su cumplimiento impacta directamente en la actividad diaria de agencias y agentes.
Gestionar correctamente los datos personales no solo evita sanciones: hoy es un elemento clave de profesionalidad, confianza y reputación de marca.
¿Qué es el RGPD?El RGPD es la normativa europea que regula cómo las empresas pueden recoger y tratar datos personales como:
Y establece obligaciones claras para garantizar que esos datos:
En España, el RGPD se complementa con la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales) y con los criterios de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). |
¿Por qué el RGPD es importante para las agencias inmobiliarias?
Pocas actividades gestionan tantos datos personales como la intermediación inmobiliaria. Un agente inmobiliario maneja:
- Teléfonos y correos electrónicos
- Situación económica
- Composición familiar
- Documentación financiera para evaluar solvencia
Cada lead inmobiliario implica tratamiento de datos personales. Desde el momento en que un usuario solicita información sobre una vivienda, la agencia se convierte en responsable del tratamiento. Esto implica poder justificar:
- Para qué se usan los datos
- Durante cuánto tiempo se conservan
- Quién puede acceder a ellos
⚠️ Uno de los errores más comunes es pensar que el RGPD se limita a incluir un aviso legal en la web. En realidad, afecta a toda la operativa comercial: captación, seguimiento, marketing y cierre de operaciones.
RGPD y Ley de Vivienda: impacto en alquileres y agencias
La aplicación de la Ley de Vivienda ha modificado la gestión de información en el mercado del alquiler. El reto para las agencias es equilibrar la actividad comercial con el cumplimiento del RGPD en la recogida de datos de los interesados.
Error frecuente: solicitar documentación antes de tiempo
Es habitual pedir nóminas, contratos laborales o declaraciones fiscales en fases muy iniciales del proceso.
Sin embargo, la AEPD recuerda que solicitar datos económicos sin una finalidad clara puede vulnerar el principio de minimización de datos.
✔ Verificar solvencia tiene sentido cuando el proceso está avanzado.
✘ No en la fase inicial de captación o filtrado de leads.
Transparencia en precios vs. protección de datos
La obligación de informar sobre el precio del alquiler y, cuando corresponda, sobre el índice de referencia, ha incrementado la información que se comparte con los interesados.
La clave está en diferenciar claramente entre:
- Información del inmueble (debe facilitarse).
- Datos personales del propietario o del interesado (deben protegerse).
Responsable y encargado del tratamiento en inmobiliarias
En la actividad diaria intervienen múltiples herramientas:
- Portales inmobiliarios
- CRM
- Software de gestión
- Proveedores de marketing
- Plataformas de firma digital
La agencia inmobiliaria suele ser la responsable del tratamiento, ya que decide para qué se utilizan los datos. El portal o el CRM actúan como encargados del tratamiento, gestionando los datos bajo instrucciones de la agencia.
⚠️ Importante: que el lead llegue desde un portal no exime a la agencia de responsabilidad sobre su uso posterior. El consentimiento obtenido por el portal no siempre cubre acciones comerciales adicionales.
3 errores frecuentes de RGPD en portales inmobiliarios
1. Uso del teléfono para prospección sin consentimiento
Uno de los incumplimientos más habituales es llamar a particulares que anuncian su vivienda para ofrecer servicios de intermediación sin consentimiento previo.
El hecho de que el teléfono sea visible en un portal no legitima su uso comercial y es una de las causas más frecuentes de reclamación ante la AEPD.
2. Leads reutilizados para campañas comerciales
Un usuario que solicita información sobre una vivienda concreta no está autorizando automáticamente el envío de promociones futuras.
Utilizar ese lead para campañas generales sin consentimiento expreso es una infracción habitual.
3. Intercambio de datos entre agencias colaboradoras
En operaciones compartidas, si el cliente no ha sido informado de que sus datos pueden circular entre profesionales, el intercambio puede considerarse irregular. La transparencia previa es obligatoria.
2 Errores habituales de RGPD en formularios web inmobiliarios
Muchas agencias han modernizado su web, pero no han revisado cómo recogen los datos en los formularios. El problema no suele ser la intención, sino que se siguen utilizando estructuras anteriores al RGPD.
1. Formularios que solicitan más datos de los necesarios
Es frecuente encontrar formularios de valoración con exceso de campos obligatorios, casillas de consentimiento poco claras o finalidades mezcladas en una sola aceptación.
El principio básico del RGPD es claro: recoger solo los datos imprescindibles.
Si un usuario quiere conocer el precio estimado de su vivienda, no necesitas información económica avanzada en esa fase.
2. Falta de coherencia entre formulario y política de privacidad
Otro error recurrente es la incoherencia entre lo que dice el formulario y lo que recoge la política de privacidad.
Un ejemplo típico es que el formulario indique que los datos se usarán solo para responder a la consulta pero que la política contemple envíos comerciales o cesión a terceros.
Esta contradicción genera inseguridad jurídica y es uno de los incumplimientos más detectados en auditorías.
Captación fría y bases de datos: riesgos RGPD en inmobiliarias
Que un dato sea público no significa que puedas usarlo. Incorporar al CRM teléfonos obtenidos de anuncios de particulares o bases externas sin consentimiento previo es una práctica extendida en el sector.
Sin embargo, el RGPD exige una base legal clara para tratar esos datos. Que un número sea público no autoriza su uso con fines comerciales. Además del riesgo legal, estas prácticas deterioran la imagen de la agencia.
RGPD y valor catastral: una confusión habitual
El valor catastral es un dato administrativo del inmueble y no es, por sí mismo, un dato personal. Pero la referencia catastral permite, combinada con otros datos, identificar al propietario.
Los errores frecuentes en este punto son:
- Publicar fotografías del inmueble donde aparecen documentos personales.
- Mostrar imágenes familiares visibles en el inmueble.
- Incluir elementos que identifiquen claramente al propietario.
⚠️ El RGPD protege a las personas, no a los inmuebles. En inmobiliaria, ambos suelen estar estrechamente vinculados.
Inteligencia artificial y RGPD en la valoración inmobiliaria
Las herramientas de valoración automática basadas en inteligencia artificial utilizan grandes volúmenes de datos.
El reto no está en usar estas herramientas, sino en el origen de los datos utilizados. Si un formulario recoge información personal que luego se emplea para entrenar algoritmos o generar análisis estadísticos, el usuario debe haber sido informado previamente.
La transparencia será clave a medida que la automatización gane peso en la captación inmobiliaria.
WhatsApp Business y RGPD en la gestión de clientes
WhatsApp se ha convertido en un canal habitual de comunicación con clientes, pero también en uno de los más descuidados desde el punto de vista legal y donde menos se aplica el RGPD.
Errores frecuentes en WhatsApp inmobiliario
- Enviar promociones sin consentimiento previo.
- Crear grupos donde los clientes ven datos de terceros.
- Guardar automáticamente teléfonos sin informar del tratamiento.
- Mantener conversaciones almacenadas indefinidamente.
- Utilizar el número personal del agente para comunicaciones comerciales.
Que el cliente escriba primero no legitima cualquier comunicación posterior.
💡 Recomendación: tratar WhatsApp como cualquier otro canal comercial. Informar del tratamiento, limitar el uso a la finalidad del contacto y evitar el almacenamiento indefinido.
Checklist RGPD para agentes inmobiliariosAntes de dar por válido un formulario o sistema de captación, y para evitar reclamaciones ante la AEPD, revisa:
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En conclusión
El RGPD no es solo una obligación legal, sino una parte más del trabajo diario de un agente inmobiliario. Gestionar correctamente los datos desde el primer contacto evita problemas, mejora la relación con el cliente y supone una ventaja competitiva porque refuerza la imagen profesional de la agencia.
