Comienza enero y todos tenemos muchos planes y propósitos nuevos. Llegamos con las energías renovadas, pero la realidad es que según avanza el mes, este suele ser un mes duro para la productividad: la vuelta al cole, la cuesta de enero, nuevos hábitos, flamantes objetivos… Por todo lo que esto supone, en este artículo vamos a intentar ofreceros algunos tips para gestionar vuestra agenda semanal y diaria de la forma más eficaz posible.

Gestión del tiempo y expectativas

¿Tienes la sensación de que cada vez te esfuerzas más y no llegas a todas las tareas marcadas? ¿Te preguntas internamente cómo es posible focalizar en algunos temas si no dejas de gestionar imprevistos y apagar fuegos? ¿Profesionalmente sientes que trabajas mucho, pero que los días son poco productivos?

Tranquilo: estamos todos igual. La multitarea, la velocidad de los procesos y los mercados con excesiva exigencia por parte de los clientes nos hacen dejar de lado algo clave para la productividad, que es la organización óptima de nuestra agenda diaria y semanal.

Ya os adelantamos que este artículo no va a ser el más innovador, ni el más técnico en cuanto a procesos. Pero por su relevancia, sí podría ser uno de los más útiles del año. Porque a veces menos es más y son los pequeños cambios los que nos hacen mejorar.

Los tres ejes para optimizar nuestra planificación de agenda

La gestión de agenda no es más que establecer un sistema documentado (o varios) para abordar nuestra planificación de tareas para conseguir los objetivos que nos hemos marcado.

Pero para que esta planificación tenga sentido, debemos analizar cómo estamos gestionando individualmente los tres ejes clave que nos van a permitir optimizar nuestros planes.

Eficacia

Es el primer eje a trabajar. La clave está en dar prioridad a lo importante. Este concepto es maquiavélico, porque el 60 % de las desviaciones de los planes se producen por no priorizar bien. Consciente o inconscientemente.

Para mejorar la eficacia, lo más recomendable es hacer el curso de los 7 hábitos de la gente altamente productiva. Si no podéis, otra opción es, al menos, leer el libro. Es muy clarificador en este sentido. 

Los puntos clave son los siguiente:

1. Crear una planificación en base a prioridades

Lo primero es romper con la dinámica de gestionar fuegos recurrentes en nuestra planificación. Para ello debemos tener definido lo realmente prioritario. Esto pasa por emplear más tiempo en tareas que aportan valor a nuestros objetivos y dejar menos tiempo para tareas que podemos posponer, delegar o eliminar.

Si lo aplicamos bien, el número de fuegos se reducirá considerablemente, y nuestros resultados serán mejores y nuestra productividad, mayor.

Como herramienta de apoyo es recomendable utilizar la Matriz de Eisenhower. Sirve para planificar visualmente a la hora de construir nuestra agenda. Como tips concretos para planificar en base a prioridades es necesario:

• Crear una agenda diaria y otra semanal por escrito
• Definir objetivos y asociar acciones en agenda sobre los mismos
• Definir tiempos necesarios para las acciones y bloquear un 20 % más de lo que preveamos necesitar para esas acciones
• Establecer una planificación que nos permita combinar la vida profesional y la laboral
• Dejar bloques de tiempo para imprevistos o cambios de planificación

2. Crear un planificación 100 % flexible y establecer sistemas de análisis

La falta de flexibilidad es una de las cuestiones que también genera grandes desviaciones en las planificaciones, por lo que tendremos que dejar huecos en la agenda para revisar y contrastar que las acciones semanales establecidas siguen estando vigentes.

Como tips concretos os recomendamos: 

• Dejar huecos en la agenda con la tarea de revisión de acciones
• Contrastar con el resto del equipo la vigencia de las tareas. Esto implica definir acciones de comunicación en la agenda

Focalización

Es el segundo eje a trabajar. Nuestra planificación ya apunta a objetivos y está priorizada, ahora es el momento de trabajar en focalizarnos. Es decir, buscar una mayor eficiencia en la gestión de nuestras tareas.

Cómo puntos clave del eje deberíamos trabajar en:

1. Agrupar en bloque las tareas por temáticas

Esto hará que nuestro cerebro vaya más rápido y, por tanto, despejemos más tareas en menos tiempo. Como tips concretos os recomendamos: 

• Agrupar tareas, como dar de alta los inmuebles
• Crear informes para clientes
• Hacer llamadas de captación

2. No trabajar en multitarea

Este es uno de los mayores problemas en la gestión de agenda. Saltar de una tipología de tarea a otra sin finalizar la anterior nos hace perder foco, perder claridad y agotarnos psicológicamente (de ahí la sensación de trabajar mucho pero conseguir poco). Como tips recomendados:

• No empezar una tarea hasta acabar la anterior
• No saltar de un cliente a otro si quedan cosas pendientes del primero
• Crear atajos y plantillas en las tareas rutinarias para reducir tiempos y avanzar

Motivación

Este es el tercer eje necesario para poder planificar adecuadamente la agenda. Nadie lo hará por nosotros. Más allá de que nuestro jefe valore nuestro trabajo, la automotivación es necesaria para poder llevar una planificación de forma regular. Como puntos clave para trabajar este eje:

1. En los procesos con clientes largos, establecer pequeñas etapas

Es el principio del paso a paso: dividir el proceso en pequeñas acciones y metas que conformen un plan, establecer fechas de finalización de cada una de ellas y agendarlo. Si la planificación es coherente, cada día avanzaremos en dichas etapas y mantendremos nuestra motivación activa. Como tips destacados: 

• Llevar un control global del proceso. Nos animará
• Anotar cómo podríamos haber simplificado esas tareas

2. Celebrar y premiar los pequeños logros

Igual que en la anterior, nadie va a hacerlo por nosotros. Solo nosotros sabemos el esfuerzo y la disciplina que nos ha supuesto llevar adelante las tareas agendadas en la última o últimas semanas. Es el momento de incentivarnos. Como tips destacados:

• Definir nuestro propio plan de incentivos vs metas
• Valorar nuestro compromiso y poner en valor lo conseguido vs etapas anteriores

3. Establecer un sentido de urgencia con nuestros propios plazos

Hacer esto evitará que procrastinemos. Es decir, si definimos plazos muy flexibles, nuestra agenda llevará tareas de un día a otro continuamente y cuando las finalicemos, nuestra productividad no habrá mejorado en absoluto. No hay que engañarse y focalizar. Como tips destacados:

• Planificar con tiempo y establecer fechas límite estrictas
• Intentar acabar las tareas antes de esas fechas límite, la sensación será de alta productividad y nuestro cerebro nos premiará con tranquilidad y más seguridad en nuestro trabajo. La sensación de cupabilidad y estrés continuo queda neutralizada con este tip

4. Asumir nuestras circunstancias

Muchas veces nos dejamos influir por inputs externos y esto lo plasmamos en nuestras planificaciones, asumiendo más trabajo del que podemos realizar, imprevistos ajenos a nuestra planificación u objetivos.

Debemos intentar objetivizar: podemos llegar a lo que podemos llegar, pero debemos asumir que nuestra influencia está limitada. Debemos trabajar en optimizar esa planificación que depende de nosotros. El resto no debería hacernos perder la estructura

• Definir qué está en nuestras manos y qué no
• No planificar la agenda en base a cuestiones que no podemos cambiar

Si seguimos estos tres ejes y los tips adjuntos de cada punto clave, nuestra productividad debería incrementarse. Conseguiremos más objetivos en menos tiempo, pero si esto no se produjese, por lo menos tendremos bajo control nuestra agenda y las sensaciones cambiarán a mejor.