En Fotocasa Pro Academy una de las claves que nos planteamos a la hora de crear los contenidos de nuestros cursos es ayudar a mejorar procesos del día a día de los agentes inmobiliarios. Pero una de las preguntas que más me repiten algunos gerentes es, Juan Carlos ¿para cuándo un curso de reuniones eficaces para inmobiliarias?

Bueno, pues tenemos dos buenas noticias. La primera, que vamos a actualizar los contenidos de esta temática y a crear un nuevo curso que sirva para hacer reuniones eficaces en agencias inmobiliarias, tanto en formato presencial, como online. 

La  segunda es que en este artículo voy a tratar de daros algunas claves que podáis aplicar desde hoy mismo, para transformar esas reuniones aburridas y rutinarias en espacio de discusión útiles. Y optimizar así los tiempos y la productividad de vuestra agencia.

6 razones por las que deberíamos optimizar las reuniones

Empecemos por el principio. ¿Por qué hay que mejorar los formatos de las reuniones? Podría responderos algo que ya está muy explotado: para mejorar la productividad. Pero no, en realidad ahí no está la clave. A continuación os expongo las seis razones realmente importantes para que os propongáis de verdad optimizar y hacer vuestras reuniones eficaces.

Optimizar tiempos

Debemos mejorar los formatos para que las reuniones sean más cortas. El tiempo es el mayor activo de cualquier profesional. 

Dinamismo

Hay que trabajar en los formatos para que las reuniones no sean aburridas y perdamos la atención de los asistentes. A nadie le gusta ver a alguien exponiendo a modo monólogo un Excel con mil datos, tratando de hacer ver que detrás de esas filas hay algo importante por hacer.

Participación

Cuando se convoca una reunión, se supone que el tema a tratar es algo importante, que afecta a todos los asistentes, de modo que cada uno de ellos tiene opiniones e ideas que aportar. 

Soluciones

Las reuniones no dejan de ser procesos de comunicación de las cuales se espera obtener opiniones, generar ideas, informar de cambios y, lo más importante, elaborar un listado de acciones que construyan un plan de acción para generar soluciones al objetivo tratado.

Continuidad

Los planes (sean del tipo que sean) necesitan un seguimiento de lo realizado, correcciones y nuevas acciones a abordar en cada fase. Encadenar reuniones sin darles un contexto de continuidad no tiene ningún sentido. 

Objetivo común

Cada reunión debe tener un objetivo específico y común a abordar en ese tiempo. Si no se ha establecido de antemano, difícilmente nadie habrá pensado en ello, ni vendrá preparado al encuentro para aportar. 

Ya tenemos claras las razones por las que es necesario optimizar las reuniones. Ahora vamos a ver cuáles son las claves para hacerlas más eficaces. 

Claves para tener reuniones eficaces en nuestra agencia inmobiliaria

Para mantener reuniones eficaces debemos trabajarlas en tres fases temporales. Cada una de ellas tiene sus propias tareas.  

Fase 1: antes de la reunión

Hay una serie de tareas a realizar y puntos a poner en claro:

• Objetivo de la reunión: qué se quiere obtener de la misma
• Duración: se debe establecer un tiempo concreto, hora de comienzo y finalización
• Localización: dónde se hará y si ese sitio tiene los recursos necesarios para llevarla a cabo
• Asistentes: definir quién debe acudir y por qué. Si hay una persona para la que no encontramos un papel determinante, no debemos convocarla
• Agenda y puntos a tratar: esto siempre debe ser por escrito y cada punto debe tener un tiempo asignado. Además, la agenda debe enviarse por correo electrónico previamente a todos los asistentes
• Establecimiento previo de roles: aquí definiremos previamente quien hace de:
  • Reloj: lleva el tiempo de la reunión y de cada punto, va avisando al resto cómo vamos
  • Sheriff, controla la reunión, turno de palabra de cada miembro, corta las discusiones que se alejan del objetivo, etc.
  • Impulsor de decisiones: su función es hacer que se tomen decisiones. Pide que las propuestas se trasladen a acciones concretas y distribuye el trabajo de las mismas, acuerda fechas de entrega, etc.
  • Apuntador: esta persona toma notas de la reunión y es el encargado del envío del acta con los puntos acordados al terminar la reunión, así como la convocatoria de la siguiente
  • Facilitador: el responsable de preparar dinámicas para trabajar todos los puntos de la reunión, formato y recursos para ponerlas en marcha

Fase 2: durante la reunión

¿Qué debemos hacer durante la reunión para que esta sea más productiva y eficiente? Veamos.

• Alianza: este elemento solo se trata en la primera reunión. Aquí el grupo o equipo define conjuntamente la reglas de las reuniones. Por ejemplo, nada de ordenadores abiertos durante la misma, puntualidad (si no se cumple se penaliza a esa persona de manera simbólica), nadie corta a otro mientras está hablando, etc. Este acuerdo se pondrá por escrito y se colgará en la sala
• Activación de roles: aquí cada uno de los participantes debe actuar de acuerdo con las responsabilidades asociadas a cada rol
• Participación de todos los miembros: nadie debe quedarse sin dar su punto de vista. El Sheriff pedirá la opinión a todos los miembros
• Respeto a los tiempos por punto: si no se ha terminado un punto, debe convocarse un nuevo slot para tratarlo posteriormente. A continuación, se pasa al siguiente punto para cumplir con la agenda. Esto ayuda a optimizar el número de puntos en sucesivas reuniones en base al tiempo establecido

Fase 3: después de la reunión

El trabajo no termina en la reunión. ¿Qué debemos hacer después?

• Creación del acta de reunión: envío por correo electrónico a todos los miembros. También se comparte en una carpeta de reuniones en la nube
• Inclusión de las tareas acordadas en la agenda semanal de cada miembro, estableciendo time blocking para traer resultados y conclusiones de las mismas en la siguiente reunión
• Envío de encuestas mensuales anónimas, preguntando a los empleados cómo mejorar las reuniones y qué dinámicas implementarían (aunque seáis pocos dará pie a nuevas ideas)

Por último, os recomendamos algunas herramientas que pueden resultaros de ayuda en vuestras reuniones, ya sean presenciales o remotas. 

Herramientas útiles para mejorar nuestras reuniones

Jam Board

Jam Board es la pizarra digital online de Google, que permite a todos los miembros del equipo aportar ideas en un lienzo común. Ofrece la posibilidad de incluir postits virtuales, gráficos y textos externos, etc.

Drive

También de Google, Drive es un espacio donde compartir documentación y archivos en la nube para trabajar de forma remota y en colaboración. También permite crear carpetas con permisos para organizar la información.

Mentimeter

Mentimeter sirve para hacer encuestas en tiempo real. Se pueden lanzar preguntas y, luego, mostrar los resultados sobre lo votado.

Google Data Studio

Google Data Studio es un cuadro de mando online que nos permite presentar datos de forma visual y dar acceso a otros usuarios para que se descarguen la información en PDF, hojas de cálculo, etc. o puedan acceder a incluir archivos nuevos. Un pasito pequeño, pero muy útil en analítica.

Animoto

Animoto es un editor de vídeo online automático, que nos ayudará a presentar ideas en las reuniones.

Esperamos que estos consejos os sean útiles y os animen a poner en marcha vuestras reuniones de forma eficaz. Lo importante es que las reuniones pueden pasar de ser algo que hay que hacer a algo que os ayuda a hacer.