Cada vez que se genera un oportunidad comercial surge un fuerte impulso a visualizarlo, avanzando en el complejo proceso que lo llevará, si todo va bien, hasta el cierre de la operación.

La gestión de cada lead por parte de un agente inmobiliario está sujeta a una carrera de obstáculos enfocada a lograr que llegue a la meta, que sería el cierre de la operación de compraventa. En ese proceso o protocolo de actuación, la nota simple es uno de los documentos imprescindibles que vamos a necesitar para alcanzar nuestros objetivos.

Es entonces cuando surgen ciertas dudas acerca de cómo, cuándo, dónde, para qué y por qué es necesario tener este documento en nuestro poder. Vamos a ver todos estos puntos que nos van a ayudar en nuestro día a día, evitando carreras de última hora o desperdiciando recursos por desconocer cuáles son los tiempos que hay que manejar.

¿Qué es la nota simple, cómo la solicito y para qué sirve?

La nota simple es el documento que nos va a proporcionar la información acerca de la situación actual de cualquier inmueble. El contenido de la nota simple está agrupado en cuatro bloques:

• Datos de la vivienda: identificación, referencia catastral, localización, superficie útil y construida, participación en el edificio, y cualquier otra descripción que la clasifique como vivienda especial (p.ej.: VPO vivienda de protección oficial).
• Titularidad: nombre del propietario o propietarios con su porcentaje correspondiente de participación en la propiedad.
• Cargas: deudas e hipotecas (tanto las ya pagadas como las pendientes de pago), contrato de alquiler, embargos, demandas, anotaciones urbanísticas, impuestos pendientes, etc.
• Modificaciones: aquí aparecen los asientos en el libro diario presentados y los pendientes de anotar.

Hay que solicitarla en el Registro de la Propiedad de la circunscripción donde se encuentre el inmueble o en la página del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España y, aunque su valor es informativo, es un documento imprescindible para cerrar una compraventa. En el momento de solicitarla, la persona que lo haga -si no es el mismo titular del inmueble- debe expresar el interés legítimo que tiene para pedir la información, ya que los asientos registrales están protegidos por la Ley de Protección de datos.

Es importante no confundir la nota simple con la certificación registral. La nota simple es puramente informativa, es decir, sirve para que quien la solicita conozca el contenido básico del Registro en el momento de la solicitud. Por otra parte, la certificación es un documento público firmado por el Registrador que da fe del contenido del registro y sirve para acreditar el contenido de un inmueble tanto de titularidades actuales como antiguas, y tanto respecto a derechos vigentes como extinguidos.

En la práctica, la nota simple es el documento comúnmente aceptado, como medio para acreditar la propiedad de una vivienda, tanto por las entidades bancarias, para el análisis de financiación y concesión de hipotecas, como por parte de los tasadores para cerciorarse que los datos de la vivienda son los correctos.

En el momento de solicitar la nota simple tendremos que aportar alguno de los siguientes datos que sirvan para que los registradores puedan identificar ese inmueble:

• El número de la finca y su ubicación en el registro de la propiedad
• La localización física de la finca facilitando la dirección completa
• Los datos del titular o titulares de la finca, proporcionando sus nombres completos e identificación (DNI-NIE-CIF)
• El Identificador único de finca registral, IDUFIR
• La referencia catastral

¿Cuándo hay que pedirla, cuánto cuesta y qué validez tiene?

Aunque se puede solicitar en cualquier momento y por cualquier persona que exprese un interés legítimo, lo más habitual en nuestra actividad inmobiliaria va a ser con motivo de la compraventa de una vivienda.

Es importante tener en cuenta que, si bien la nota simple siempre es un documento válido, a la hora de la tasación y concesión de un crédito hipotecario, nos van a pedir que esa nota simple tenga una antigüedad inferior a los tres meses, por lo que debemos saber ajustar el momento preciso de la solicitud tanto por el desembolso económico que supone como por el propio tiempo de gestión dedicada a ello.

El momento idóneo para pedirla va a ser siempre antes de la firma del contrato de arras, ya que así comprobaremos y tendremos la certeza de que el vendedor es el propietario y que no existen cargas sobre ese inmueble. Si las fechas están bien ajustadas, nos podrá ser también de utilidad en el momento de la firma ante el notario, ya que este nos solicitará una nota simple actualizada.

Como recomendación al cliente comprador, o como servicio adicional ofrecido por nuestra agencia, podemos solicitar una nota simple informativa tras producirse la compraventa para asegurarse de que la vivienda aparece a nombre del nuevo propietario.

En cuanto al precio, este varía según el lugar y método que utilices a la hora de pedirla. Si se solicita directamente en el registro de la propiedad, el coste es inferior a los 4€, y si se hace a través de la web del registro, el coste es inferior a los 10€. No obstante, siempre es importante que verifiques los precios actualizados por si hubieran variaciones.

Una vez solicitada la nota simple y abonada la tasa correspondiente, el plazo habitual en recibirla es de unas 48 horas, aunque es frecuente que la obtengas en las primeras 24 horas. Este plazo se puede ver reducido si la solicitud se hace de manera presencial.