Las acciones diarias que tenemos que realizar los inmobiliarios son muy numerosas. No importa si no tenemos experiencia o somos unos expertos. Nuestra agenda se llena de tareas que nos impiden ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes. ¿Qué podemos hacer? ¿Está en nuestra mano poder gestionar nuestro tiempo de forma eficiente? Veámoslo en estos pasos. 

Crear una lista con todas las tareas

Lo primero que debemos analizar es detallar todas las acciones que realizamos jornada a jornada. Por ello, para comenzar anotaremos todas las tareas que hacemos a diario. No importa que sean tareas más grandes o pequeñas. Todas impactan directamente en la gestión del tiempo. Una tarea pequeña por si sola no es problema, sin embargo, cuando son más numerosas, nuestra agenda se ve afectada y debemos invertir más tiempo del esperado en terminar nuestra jornada laboral. 

Este listado debe ser lo más realista posible.  Invertiremos al menos la primera semana en su creación para poder continuar con el siguiente paso.

Identificar los ladrones de tiempo

A veces tenemos la sensación de que no paramos de hacer cosas y es más que probable que así sea. Sin embargo, ¿todas las tareas son productivas? ¿Todas ellas son responsabilidad nuestra?

Cuando hablamos de ladrones de tiempo nos referimos a tareas, acciones, actividades y personas que hacen que perdamos el tiempo. Por ello debemos pararnos a pensar en cuáles son y cómo afectan en nuestro tiempo. 

Llamadas de teléfono personales, mirar nuestro teléfono móvil constantemente o hablar con un compañero de trabajo más de la cuenta influyen negativamente en nuestra planificación. Con esto no queremos decir que no podamos tomar un café o atender una llamada personal. Claro que podemos hacerlo, pero siempre prestando atención e invirtiendo un tiempo definido. 

Y es que tomar un café diez minutos con un compañero nos ayudará a mejorar la sensación de pertenencia al equipo, hacer una pausa física y también mental y a volver al trabajo con energías renovadas. Sin embargo, existen también compañeros que quizá hablen demasiado y debamos proponerles un café a media mañana para poder atenderle. 

Se trata de tener momentos para todo, pero siempre lograr que nuestro trabajo esté finalizado de la mejor forma posible.

Clasificar las tareas

Dwight D. Eisenhower, el que fue presidente de los Estados Unidos, pensaba que poníamos más foco en aquellas tareas que son importantes y urgentes. Y, evidentemente, es lo normal. Cuando algo que debemos hacer cumple estos dos condicionantes, nos sentimos con la necesidad de terminarla rápidamente ya que, de no hacerlo, tendría consecuencias negativas en el resultado. 

Para ayudarnos a clasificar todas nuestras acciones y tareas, Eisnhower creó esta matriz que más tarde popularizo Stephen R. Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

En el primer cuadrante de Tareas importantes y urgentes, se encuentran todas aquellas acciones que no debemos retrasar y que influirán directamente en la gestión de nuestro tiempo. Por ello, debemos evitar que este espacio se llene de tareas, ya que cuantas más agrupemos aquí, más estresados nos sentiremos y es probable que no las realicemos con la calidad que nos gustaría. 

En el segundo cuadrante, llamado Decidir, clasificamos las tareas que podamos planificar en un periodo de tiempo prudente, evitando que, si las retrasamos, pasen al cuadrante “hacer”. En realidad, lo ideal es que la mayoría de las tareas importantes las podamos agrupar como no urgentes. Así podremos hacer foco en ellas en el momento y con el tiempo adecuado. 

Pasemos ahora al cuadrante Delegar. Aquí suelen ubicarse las de tareas que, aún no siendo importantes, es necesario realizarlas cuanto antes. Lo ideal sería delegarlas, pero no siempre es posible. Si ese es nuestro caso, pensemos en el tiempo que conllevan. Si fuera poco tiempo, como consejo deberíamos realizarlas ya. De esta manera podemos tacharla de la lista y no tendrá mayores consecuencias. 

Sin embargo, si para poder abordarla necesitamos de más tiempo, podemos retrasarla hasta finalizar las acciones que son importantes. 

Por último, nos encontramos con las tareas que No son importantes, pero tampoco urgentes. Debemos preguntarnos entonces, ¿es necesario realizarlas? ¿Cuándo? ¿Podemos eliminarlas o las retrasamos para que pasen al apartado delegar? Al ser algo que no tiene ningún impacto en nuestro día a día, la dejaremos de lado o nos pondremos con ella cuando no quede más remedio. 

Usar una agenda para no olvidarse de nada

Ahora que ya tenemos todo mucho más claro, es hora de pensar en qué tipo de agenda vamos a utilizar. A muchos nos gustan las agendas de papel. Nos permiten incluir todo lo que debemos hacer, tachar lo que ya hemos hecho, volver a un comentario que pusimos días atrás… Sin embargo, no nos avisará de nada. Es decir, somos nosotros quienes debemos ser conscientes de que debemos revisar la agenda constantemente. 

Esto hará que se nos olviden algunas de las actividades que debemos hacer o quizá que se retrasen. Las agendas online no solo nos avisan, podemos retrasar las tareas, repetirlas en el tiempo, incluir comentarios o añadir participantes que estén involucrados en la acción. Además, podemos sincronizar la agenda con el móvil, nuestro ordenador, tablet o cualquier otro dispositivo. 

Y una vez que nos ponemos a rellenar nuestra agenda, no debemos olvidarnos de dejar tiempos muertos. Es decir, a veces surgen imprevistos o tardamos más tiempo de los esperado en realizar una acción. Por tanto, dejar espacios en blanco nos ayudará a que nuestra planificación sea mucho más realista. 

Si ponemos todos estos consejos en práctica, veremos como en un mes ya no tenemos esa sensación de no haber parado y aún tener cosas pendientes por hacer. 

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