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Quedan poco más de tres meses para que termine el año y, por delante, varios retos: cumplir los objetivos establecidos, encontrar comprador para las viviendas que siguen en cartera y revisar aquellas que llevan demasiado tiempo sin recibir contactos ni visitas.
Septiembre es un buen momento para empezar a afrontarlos. La vuelta a la rutina permite comprobar qué interés ha generado cada inmueble durante el verano, retomar las conversaciones pendientes con los propietarios y revisar las previsiones de venta.
Por ello, conviene auditar ahora la cartera de inmuebles. Todavía hay margen para identificar qué viviendas pueden venderse antes de finalizar el año y resolver los problemas que podrían retrasar la firma.
En este artículo te contamos cómo hacerlo en solo 8 pasos.
¿Qué es una auditoría de cartera inmobiliaria?Auditar una cartera inmobiliaria consiste en revisar, uno por uno, todos los inmuebles que gestiona la agencia: cuánto tiempo lleva cada uno a la venta, si su precio está ajustado al mercado, qué contactos, visitas y ofertas ha recibido, si el anuncio está bien planteado, si la documentación está completa y si el propietario facilita las visitas y está dispuesto a valorar las recomendaciones de la agencia. A partir de esta información, la agencia puede comparar inmuebles similares, detectar qué está dificultando la venta de cada uno, decidir en qué propiedades conviene concentrar el trabajo comercial y hacer una previsión más realista de las operaciones que pueden cerrarse. La auditoría debe terminar con una conclusión clara para cada inmueble: mantener la estrategia, corregir lo que no está funcionando o valorar si merece la pena mantenerlo en cartera. |
Los 8 pasos para auditar una cartera inmobiliaria
Para que la auditoría refleje la situación real de la cartera, la agencia debe trabajar con información actualizada y aplicar los mismos criterios a todas las viviendas. Además, cada propiedad deberá compararse con inmuebles similares de la misma zona, tipología y tramo de precio.
La revisión puede organizarse en ocho pasos.
1. Ordenar la información de todos los inmuebles
El primer paso consiste en elegir una fecha de referencia (por ejemplo, el 15 de septiembre) y analizar todos los inmuebles con la información disponible hasta ese momento.
Antes de empezar, conviene poner al día el CRM: eliminar duplicidades, retirar los anuncios que ya no están activos, cerrar las operaciones que todavía aparecen como pendientes y comprobar que las últimas llamadas, visitas y ofertas están correctamente registradas.
Una vez ordenada la información, la agencia debe extraer los mismos datos para todas las propiedades. En cada ficha deberían constar:
- Fecha de captación y publicación.
- Precio inicial, precio actual y cambios realizados.
- Días en cartera y fecha del último contacto o visita.
- Visualizaciones, contactos, visitas y ofertas recibidas.
- Principales objeciones de los compradores.
- Condiciones del contrato: exclusividad, honorarios y vencimiento.
- Última conversación mantenida con el propietario.
- Documentación disponible y trámites pendientes.
2. Comprobar si el precio de cada inmueble se ajusta al mercado
Para saber si el precio de una vivienda se ajusta al mercado, no basta con consultar el precio medio por metro cuadrado de la zona. La agencia debe comprobar a qué precio se anuncian otros inmuebles similares y cuánto tiempo llevan a la venta.
Los anuncios reflejan las expectativas de los propietarios, no necesariamente el importe final de las operaciones. Por eso, si la agencia dispone de precios de cierre de compraventas recientes, también deberá tenerlos en cuenta.
Además, no todas las viviendas de una misma zona pueden compararse en los mismos términos. El estado de conservación, la planta, el ascensor, la terraza, la distribución o la luz pueden justificar diferencias de precio. Pero esa diferencia debe responder a una característica por la que el comprador esté dispuesto a pagar más.
Si no es así, una vivienda anunciada, por ejemplo, por 340.000 euros difícilmente competirá con otras equivalentes situadas entre 310.000 y 325.000 euros.
3. Averiguar en qué punto se pierde al comprador
La agencia debe comprobar cuántas visualizaciones se convierten en contactos, cuántos contactos terminan en visita y cuántas visitas generan una oferta.
Estos porcentajes deben compararse con los de viviendas similares y con la evolución anterior del propio anuncio para identificar en qué momento disminuye el interés.
DataVenues permite realizar este seguimiento a partir del histórico del inmueble. La agencia puede comprobar cómo han evolucionado las visitas y los contactos después de un cambio en el anuncio o en el precio, valorar si la modificación ha reactivado el interés y explicar al propietario por qué conviene mantener o cambiar la estrategia.
Las cifras deben completarse con la información recogida durante el seguimiento comercial. Después de cada visita, conviene registrar con criterios comunes si el descarte responde al ruido, la luz, la distribución, el estado o el precio. Una anotación genérica impide detectar objeciones recurrentes.
Estos son los principales indicadores que conviene revisar:
| Tramo analizado | Cómo se calcula | Qué puede indicar un resultado bajo | Qué conviene revisar |
| De visualizaciones a contactos | Contactos / visualizaciones × 100 | La vivienda aparece en las búsquedas, pero despierta poco interés | Precio, fotografías, plano, descripción, superficie y exactitud de los datos publicados |
| De contactos a visitas | Visitas / contactos × 100 | El interés inicial no llega a convertirse en una cita | Adecuación del inmueble a la búsqueda, tiempo de respuesta, información facilitada y disponibilidad para organizar visitas |
| De visitas a ofertas | Ofertas / visitas × 100 | La vivienda genera interés en el anuncio, pero lo pierde cuando el comprador la conoce | Relación entre precio y estado real, además de objeciones sobre luz, ruido, distribución o necesidad de reforma |
4. Revisar el anuncio antes de modificar el precio
Cuando la pérdida de interés se produce entre las visualizaciones y los contactos, el precio no es la única causa posible. Antes de proponer una rebaja, hay que comprobar si el anuncio de la vivienda se presenta de forma completa, atractiva y coherente.
También deben indicarse las características que pueden condicionar la decisión del comprador. Omitir, por ejemplo, que se trata de una cuarta planta sin ascensor o que la vivienda necesita una reforma puede generar contactos basados en expectativas equivocadas y reducir las visitas útiles, además de poner en cuestión la reputación de la agencia.
Si, después de corregir el anuncio, la vivienda recibe tantas visualizaciones como otras propiedades comparables, pero continúa generando menos contactos, habrá que volver a analizar el precio.
5. Detectar los problemas que podrían retrasar la venta
Los problemas documentales y jurídicos deben detectarse antes de que la operación llegue a la fase de negociación. Una carga sin cancelar, una discrepancia de superficie o una herencia pendiente pueden dificultar la financiación y retrasar la firma.
La revisión debe comenzar por comprobar la titularidad, las cargas y la superficie mediante el título de propiedad, una nota simple actualizada y los datos catastrales. También habrá que identificar hipotecas, embargos, usufructos, trámites sucesorios pendientes o limitaciones derivadas de una vivienda protegida.
Según el inmueble y la comunidad autónoma, deberán revisarse también el último recibo del IBI, los pagos y posibles derramas de la comunidad, la ITE o el IEE y la cédula de habitabilidad cuando sea exigible. Si la vivienda está alquilada, habrá que comprobar el contrato, su duración y los derechos de las partes.
Antes de publicar el anuncio, la agencia debe comprobar además que la vivienda dispone de un certificado energético vigente y registrado, y que la calificación correspondiente aparece en la publicidad.
Si falta algún documento o queda un trámite por resolver, la auditoría deberá indicar qué hay que solucionar, quién se encargará y en qué plazo.
6. Revisar el contrato y la colaboración del propietario
La auditoría también debe incluir las condiciones del contrato firmado con el propietario: si la comercialización se acordó en exclusiva, qué honorarios se establecieron, cuándo vence el contrato y cómo puede renovarse o cancelarse.
Además, habrá que valorar la disponibilidad del propietario para organizar visitas y aplicar los cambios necesarios.
La conversación con el vendedor debe partir de las conclusiones obtenidas durante la revisión. Si una vivienda acumula 90 días publicada, nueve visitas y ninguna oferta, y siete de los visitantes cuestionan el precio, mantener la misma estrategia difícilmente cambiará el resultado.
El agente deberá presentar los datos con claridad, escuchar las expectativas del propietario y explicar las razones del cambio propuesto. La reunión debe terminar con una decisión concreta y una fecha de revisión: ajustar el precio, modificar el anuncio o mantener la estrategia hasta el plazo acordado.
Si el propietario rechaza cualquier cambio justificado por los resultados, la agencia deberá valorar si compensa renovar el contrato.
7. Clasificar los inmuebles según sus posibilidades de venta
Una vez completada la auditoría, la agencia debe distinguir los inmuebles que pueden avanzar con la estrategia actual de aquellos que necesitan cambios antes de llegar a la firma.
Esta clasificación permite ajustar las previsiones de venta y organizar la cartera en cuatro grupos:
- Con alta probabilidad de venta. Tienen un precio ajustado, generan actividad, cuentan con la documentación preparada y el propietario colabora.
- Recuperables. Presentan un problema concreto que puede corregirse, como un anuncio mejorable, documentación pendiente o un precio desajustado.
- Pendientes de acuerdo con el propietario. No pueden avanzar hasta resolver cuestiones relacionadas con el precio, la organización de las visitas o la falta de colaboración.
- Sin recorrido en las condiciones actuales. No generan suficiente interés y tampoco pueden aplicarse los cambios necesarios. La agencia deberá valorar si compensa mantenerlos en cartera.
8. Convertir la auditoría en un plan para los próximos 90 días
A partir de la clasificación anterior, la agencia debe preparar un calendario de trabajo para cada inmueble. En él se indicarán la siguiente acción, la persona responsable, el plazo para ejecutarla y la fecha en la que se revisarán los resultados.
El seguimiento puede realizarse mediante una reunión semanal para comprobar el avance de las acciones previstas. El plan puede dividirse en tres fases:
- Días 1 a 30: aplicar los cambios. Modificar el precio o el anuncio cuando se haya acordado, mejorar la organización de las visitas y completar la documentación prioritaria.
- Días 31 a 60: medir los resultados. Comprobar cómo han evolucionado los contactos, las visitas y las ofertas, y revisar las medidas que no hayan producido cambios.
- Días 61 a 90: tomar decisiones. Analizar las negociaciones abiertas, revisar los contratos próximos a vencer y decidir qué inmuebles continuarán en cartera.
En conclusión: empezar el año con las prioridades claras
Terminar el año con menos inmuebles en cartera no tiene por qué ser negativo. Si la agencia ha identificado qué viviendas pueden venderse, cuáles necesitan cambios y qué contratos no compensa renovar, podrá concentrar el trabajo comercial donde existen más posibilidades de llegar a la firma.
La auditoría no sirve, por tanto, para acumular más datos sobre la cartera, sino para tomar decisiones. Llegar a enero con una cartera más realista, ordenada y trabajable permitirá empezar el nuevo año con prioridades claras y unas previsiones de cierre más precisas.
