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Para que un negocio inmobiliario funcione, medir los resultados y hacer un seguimiento de ellos es fundamental. En un entorno donde abundan los indicadores y las estadísticas, conviene hacerse dos preguntas: ¿qué métricas necesito realmente y cómo puedo incorporarlas a mi día a día?
Entre todos los indicadores, el volumen de captaciones brilla con luz propia. Constituye la columna vertebral del negocio: lo sostiene y lo alimenta. Podríamos decir que es el KPI del éxito o, al menos, uno de los que nos ofrece una fotografía más clara de la salud de nuestra actividad.
Sin embargo, medir el éxito profesional únicamente por el número de viviendas captadas puede resultar engañoso. Una cartera amplia no siempre se traduce en más operaciones cerradas ni en una mayor rentabilidad.
Para obtener una imagen más completa, debemos prestar atención a otros indicadores. Veamos cuáles.
1. Captar mejor: la calidad también se mide
La captación inteligente consiste en desarrollar una estrategia que nos permita obtener buenos resultados no solo en términos de cantidad, sino también de calidad.
Cuando nuestra cartera disminuye, es normal que aparezcan miedos e inseguridades que nos lleven a aceptar cualquier encargo, por poco realistas que sean el precio del inmueble o las condiciones de comercialización. Nuestro deber es evitar que esa presión nos haga perder el criterio.
Para ello, necesitamos mecanismos de captación proactivos y reactivos que nos posicionen en un determinado nicho de mercado. Se trata de trasladar nuestro ADN, nuestros objetivos y nuestra visión del sector a la tarea de contactar con propietarios y generar la confianza necesaria para conseguir un encargo.
¿Cómo podemos medir la calidad de nuestras captaciones? Un buen punto de partida es revisar qué porcentaje de los inmuebles captados acaba vendiéndose, cuántos requieren ajustes importantes de precio y cuáles permanecen demasiado tiempo en cartera.
Contar con información también ayuda a tomar mejores decisiones. Herramientas como DataVenues permiten analizar la oferta y la demanda, observar la cartera y conocer mejor el mercado de una zona. Sus datos pueden servirnos para orientar la estrategia y valorar un inmueble con más contexto antes de incorporarlo a nuestra cartera.
Además, Fotocasa Pro cuenta con Mandatos de vendedor, una solución que identifica a particulares que están valorando vender su vivienda y facilita contactos cualificados a las agencias. Puede ayudarnos a ordenar la prospección y poner el foco en propietarios con una posible intención de venta.
El objetivo no es captar mucho sin ton ni son, sino captar mejor, con criterio y pensando en qué necesita nuestra agencia y qué puede proporcionarle mayor rentabilidad. Para lograrlo, debemos reflexionar acerca de quiénes somos, quiénes queremos ser, dónde podemos resultar relevantes y en qué espacios podemos crecer.
Sin calidad en el proceso de captación, difícilmente alcanzaremos el éxito.
2. El tiempo que tarda un inmueble en venderse
La gestión de los recursos es clave. Y, entre ellos, el tiempo es uno de los más valiosos.
Medir cuánto tarda un inmueble en encontrar comprador desde el momento de la captación nos habla de la salud de nuestra cartera, pero también de nuestros procesos, nuestra capacidad para negociar y la manera en que publicitamos cada propiedad.
El tiempo es un indicador revelador. La agilidad en la gestión de una oportunidad comercial sigue siendo importante para nuestros clientes: hemos de ser rápidos y eficaces.
Por eso, conviene calcular el tiempo medio que transcurre desde la firma del encargo hasta la venta y observar cómo evoluciona. También podemos distinguir entre el tiempo necesario para encontrar comprador y el que transcurre hasta la firma en notaría.
Si detectamos que determinados inmuebles tardan mucho más en venderse, debemos preguntarnos por qué:
- ¿El precio de salida era adecuado?
- ¿La vivienda recibió suficientes contactos?
- ¿Hubo visitas, pero ninguna oferta?
- ¿Se produjeron retrasos durante la negociación?
Analizar estas situaciones nos ayudará a identificar demoras, revisar nuestros procesos y entender mejor qué está funcionando.
3. La rentabilidad real de cada operación
El tiempo nos lleva al tercer indicador: la rentabilidad real.
En cada operación, gestión y proceso hay un esfuerzo, un desgaste y una inversión. Aprender a valorar estas variables nos permitirá conocer el margen de beneficio que proporciona nuestro negocio en conjunto y el de cada operación por separado.
El todo y la parte son igualmente importantes. Necesitamos saber si nuestra actividad general es sostenible y, deseablemente, escalable. Pero también debemos mirar cada transacción de cerca.
No basta con conocer los honorarios que hemos facturado. Conviene tener en cuenta los gastos asociados a la comercialización, la inversión publicitaria, los desplazamientos y el tiempo que el equipo ha dedicado a cada inmueble.
| 💡Por ejemplo, dos operaciones pueden generar los mismos honorarios, pero ofrecer rentabilidades muy distintas si una se cierra en pocas semanas y la otra requiere meses de visitas, negociaciones y gestiones. |
Conocer el margen de cada operación nos permitirá decidir dónde conviene concentrar los recursos para hacer crecer la cartera.
No significa renunciar a nuestros objetivos de negocio, sino evitar que la falta de rigor analítico nos impida ver qué tipo de inmueble, cliente o condición sostiene realmente nuestra actividad.
4. La satisfacción del cliente como indicador
Llegados a este punto, quizá alguien eche en falta al cliente, centro motor de cualquier negocio. Y efectivamente así es.
Su satisfacción es uno de los elementos que pueden conducirnos al fracaso o al éxito. Difícilmente podemos hablar de un negocio de éxito si nuestros clientes terminan insatisfechos.
Analizar cómo nos perciben en cada momento de contacto nos brindará información valiosa. El negocio inmobiliario se basa en la transparencia, la honestidad, la claridad, el rigor, la ayuda, la experiencia, el conocimiento, el asesoramiento y la confianza. Sin estos elementos, difícilmente elevaremos nuestro nivel profesional y nuestro estándar de calidad.
¿Cómo podemos medir algo aparentemente tan subjetivo como la satisfacción? Una opción sencilla es pedir una valoración al finalizar cada operación y registrar las respuestas. También podemos analizar las reseñas recibidas, las incidencias que se repiten y los aspectos del servicio que nuestros clientes destacan o consideran mejorables.
Para hacer un seguimiento constante de las interacciones, tareas y gestiones con cada cliente, un CRM como el de Inmoweb puede ayudarnos a organizar la información y dar continuidad al trato. La herramienta permite registrar actividades, programar tareas y seguir el proceso con compradores y vendedores.
La clave está en utilizar esa información para mejorar la experiencia del cliente, no simplemente en acumular datos.
5. Exclusivas: confianza y compromiso
Lograr una exclusiva es una especie de acto de fe: la confianza generada entre propietario y agente lleva a ambos a decidir que quieren recorrer ese camino juntos.
Pero esa confianza no surge de la nada. Requiere un trabajo previo de posicionamiento, tanto corporativo como individual, para resultar atractivos, únicos y diferentes. También exige personalización y flexibilidad en la captación, además de empatía y asesoramiento profesional para que aparezca el vínculo y, tras él, la firma del encargo.
Desde el punto de vista de las métricas, podemos medir qué porcentaje de nuestras captaciones se realiza en exclusiva y comparar sus resultados con los de otros tipos de encargos.
¿Cuánto tardan en venderse? ¿Qué proporción termina en una operación cerrada? ¿Cuántas requieren una revisión del precio inicial?
Estas preguntas nos permitirán comprobar qué resultados estamos obteniendo y si nuestra estrategia de captación está generando relaciones de mayor compromiso con los propietarios.
Porque conseguir una exclusiva no debería ser solo un objetivo comercial: también debe traducirse en un servicio de calidad y en una gestión eficaz del inmueble.
6. Relaciones que siguen después de la venta
Como sexto indicador, propongo medir el volumen de clientes que regresan directa o indirectamente a nosotros, ya sea por una recomendación, una reseña o una relación que hemos mantenido viva.
Ser referentes es vital, y crear relaciones humanas duraderas es la palanca que activa este indicador.
En una sociedad que nos bombardea con información y donde el miedo al error está siempre presente, una recomendación o un contacto amable pueden ofrecernos seguridad.
El éxito puede ser puntual o duradero. Si queremos formar parte de este segundo grupo, debemos cultivar relaciones fidelizadas gracias a nuestro saber hacer y a una gestión constante de nuestra base de datos.
Para comprobar si lo estamos consiguiendo, podemos registrar cuántos nuevos clientes llegan por recomendación, cuántos antiguos clientes vuelven a contactar con nosotros y cuántas operaciones proceden de nuestra propia base de datos.
También conviene mantener el contacto después de la firma, sin esperar a que el cliente vuelva a necesitar nuestros servicios. Un mensaje de seguimiento, información útil sobre el mercado o una felicitación en una fecha señalada pueden ayudarnos a mantener viva la relación.
Nuestros contactos y clientes pueden seguir vinculados a nosotros mucho después de cerrar una operación. Entenderlo es el principio para avanzar en el crecimiento de nuestra actividad.
Medir mejor para tomar mejores decisiones
El volumen de captaciones sigue siendo un indicador fundamental para cualquier agencia inmobiliaria, pero no debería ser el único que determine cómo valoramos nuestros resultados.
No se trata de medirlo todo, sino de elegir las métricas que realmente nos ayuden a tomar decisiones. Podemos empezar por revisar estos seis indicadores una vez al mes, detectar dónde se concentran las principales dificultades y establecer mejoras concretas.
Porque medir el éxito inmobiliario exige mirar más allá del número de viviendas captadas: también debemos observar qué captamos, cómo lo gestionamos, qué rentabilidad obtenemos y qué relación dejamos detrás de cada operación.
