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Implementar un CRM en una agencia inmobiliaria no consiste únicamente en trasladar contactos e inmuebles a una nueva herramienta. Para que resulte útil, hay que identificar qué procesos queremos mejorar, organizar la información y conseguir que todo el equipo lo incorpore a su trabajo diario.

En esta nueva entrega de «5 minutos con», hablamos con Francesc Ramírez, Sales Specialist en Fotocasa y especialista en el CRM inmobiliario Inmoweb. Con más de 15 años de experiencia comercial, nos explica cómo poner en marcha un CRM paso a paso, qué errores evitar y cómo aprovecharlo para conseguir nuevas captaciones.

1. Identifica qué necesitas mejorar y prepara tus datos

Antes de elegir un CRM, Francesc recomienda revisar cómo trabaja la agencia y detectar los procesos que están generando problemas: tiempo dedicado a publicar inmuebles, oportunidades sin seguimiento o información que no se comparte entre departamentos.

“Lo primero que deberíamos hacer es tener claros los objetivos y las necesidades que tenemos en cada momento, auditar nuestra inmobiliaria y determinar los cuellos de botella que necesitamos eliminar”.

Una vez elegida la herramienta, llega el momento de preparar la información que vamos a trasladar. Pero, ten en cuenta que, como dice Francesc, “si migramos basura, el CRM estará lleno de basura”.

Por eso, conviene eliminar contactos duplicados, actualizar datos obsoletos y decidir qué información queremos conservar. Francesc explica que Inmoweb permite importar contactos mediante archivos CSV o XML y migrar inmuebles desde otros CRM o portales inmobiliarios.

2. Capacita a tu equipo e incorpora el CRM en sus tareas diarias

Una vez tengas configurado tu CRM y otorgados los permisos a tu equipo según las funciones que vaya a realizar cada usuario, desde la gerencia hasta el equipo comercial, el reto es conseguir que los agentes utilicen la herramienta.

“El perfil inmobiliario no siempre es el más técnico ni el que dispone de más tiempo, por lo que tenemos que introducir las funciones progresivamente y darle tareas concretas a los agentes en diferentes sesiones de formación, en lugar de intentar aprender toda la herramienta en una sola capacitación genérica”.

La regla principal a transmitir al equipo es sencilla: “Lo que que no está en el CRM, no ha ocurrido dentro de la inmobiliaria”.

“El CRM no ha venido a controlar a nadie, sino que lo usamos para que toda la información esté en una única herramienta: inmuebles, llamadas, correos electrónicos, publicaciones en portales, solicitudes… Hay que abandonar las libretas, los post-its, las agendas y los Excels”.

¿Cómo aplicar un CRM desde el primer día?

Francesc propone establecer una rutina de trabajo para que los agentes incorporen el CRM a sus tareas habituales:

  • Al empezar la jornada: abrir el panel de control desde el ordenador, móvil o tablet, tanto en la oficina como desde casa. Revisar la agenda del día, las visitas programadas, las reuniones de captación, las citas en notaría y las llamadas pendientes. También conviene resolver las tareas atrasadas y comprobar si han entrado nuevos contactos desde los portales inmobiliarios durante la noche para atenderlos cuanto antes.
  • Cuando entra un nuevo contacto: registrar sus datos en el CRM en cuanto llama, escribe un correo o acude a la oficina. Si busca vivienda, anotar sus necesidades: zonas de interés, presupuesto máximo, número de habitaciones o si necesita financiación. Cuanto más completa sea esta información, más fácil será cruzar su demanda con los inmuebles disponibles.
  • Después de hablar con un propietario: actualizar el estado de la oportunidad de captación. Por ejemplo, indicar si se trata de un primer contacto, si ya se ha realizado una valoración, si se ha enviado el dosier de captación o si está pendiente de firmar una exclusiva. Registrar lo hablado y programar la siguiente acción, ya sea una llamada, una visita o el envío de documentación.
  • Tras una visita a un inmueble: guardar los comentarios del comprador, qué aspectos le han gustado, qué dudas tiene y por qué podría descartar la vivienda. Esta información permite orientar el seguimiento, proponer alternativas y trasladar al propietario una valoración más precisa del interés que genera su inmueble.

La clave es registrar cada interacción y, “en cuanto terminamos de hablar con un propietario o con un comprador, debemos registrar en el CRM qué es lo que hemos hecho y cuál es el siguiente paso”.

💡Por ejemplo, si un propietario ya ha recibido el dosier de captación, el agente debe dejarlo registrado y programar cuándo volverá a llamarlo. Así, cualquier compañero podrá conocer el estado de la oportunidad.

3. Comprueba si el equipo lo está utilizando correctamente

Poner en marcha el CRM no significa que la implantación haya terminado. Hay que comprobar que los datos se mantienen actualizados y que todos los agentes siguen los mismos procedimientos. Hay que realizar revisiones periódicas y reuniones de seguimiento para detectar problemas y corregirlos, porque según Francesc:

“El éxito de un CRM está en la supervisión activa y la adaptación de los procesos internos”.

¿Qué debería revisar el responsable de la agencia?

  • Uso de la herramienta: si los agentes acceden al CRM y registran su actividad. En este caso pueden revisar la última conexión o la última captación.
  • Tiempo de respuesta: cuánto transcurre desde que entra una solicitud o el lead hasta que se contacta con el cliente.
  • Estado de las captaciones: ver el estado en el que se encuentran las captaciones: cuántos propietarios están pendientes de llamada, visita o firma del encargo.
  • Origen de los contactos: qué portales, campañas o canales generan oportunidades más interesantes (nuestra web, un portal inmobiliario, redes sociales, etc.).

💡Un ejemplo: si las solicitudes de un portal tardan demasiado en atenderse, el CRM permite identificar ese retraso y reorganizar el reparto o seguimiento de los contactos.

“Es muy importante no seguir utilizando las hojas de Excel o trabajar fuera del CRM. Tenemos que pasar a trabajar con la misma herramienta todas las personas de la inmobiliaria y hacerlo de la misma manera”.

4. Aprovecha los datos del CRM para conseguir nuevas captaciones

Con el equipo trabajando en una misma herramienta, llega el momento de utilizar la información acumulada para identificar propietarios con posibilidades de vender.

Francesc propone varias acciones: 

  • contactar con antiguos compradores que quizá quieran cambiar de vivienda,
  • recuperar valoraciones realizadas meses atrás o
  • utilizar el cruce entre oferta y demanda para preparar las visitas de captación.

“Cualquier posible comprador puede estar también interesado en vender porque está pasando de dos a tres habitaciones, de un piso a una casa, del centro a las afueras… Si nos ha contactado para comprar, debemos preguntarle si también quiere vender”.

Una de las funciones que destaca Francesc de Inmoweb es el matching inverso: introducir las características de una vivienda para comprobar cuántos compradores de la base de datos buscan un inmueble similar.

“No intentas captar el inmueble de una manera fría y sin datos, sino decir: necesito este inmueble porque ya tengo posibles compradores en mi base de datos”.

Además, explica que si integramos nuestra web con DataVenues, la aplicación líder de Big Data Inmobiliario, podemos hacer captaciones a través de las valoraciones que dejan los usuarios. “Sus datos quedan en el CRM y podemos rescatarlos al cabo de unos meses, los períodos de venta de un particular son muy variados. Esos datos, además, nos permiten preparar dosieres de valoración con información del mercado para reforzar los argumentos comerciales”.

Un ejemplo práctico: recuperar una captación que parecía perdida

Francesc plantea el caso de María, propietaria de un piso de tres habitaciones en el centro de Madrid. Un agente visitó su vivienda hace unos meses, pero ella decidió esperar antes de vender.

En lugar de perder ese contacto, el comercial dejó registrada la conversación en el CRM Inmoweb y programó una tarea para volver a llamarla.

Cuando llega la fecha, el agente puede seguir estos pasos:

  1. Revisar el historial de María: recordar por qué decidió esperar y qué características tiene su vivienda.
  2. Consultar la demanda actual: comprobar si hay compradores interesados en pisos similares.
  3. Actualizar la valoración: revisar cómo ha evolucionado el mercado en su zona.
  4. Preparar una llamada personalizada: explicarle qué ha cambiado desde la última conversación y proponer una nueva reunión.
💬De esta forma, el contacto deja de ser una llamada genérica para convertirse en una conversación basada en información concreta, algo como: “Hace 8 meses hablamos sobre tu inmueble en la Plaza Mayor que tenía tres habitaciones. Ahora mismo tenemos compradores que están buscando un piso exactamente al que tú tienes. Me dijiste que querías esperar por la situación política a ver si subían los precios y, según mi análisis, veo que han subido un 2% en tu barrio”.

“Nos presentamos de una manera mucho más profesional porque tenemos toda la información dentro del CRM. María va a quedar impresionada por la llamada que ha recibido después de 6 meses después de la primera llamada en la que nos dio el ‘no’”.

En definitiva…

La principal enseñanza de Francesc es que un CRM no genera captaciones por el simple hecho de instalarlo. Su utilidad depende de registrar bien la información, mantener el seguimiento y convertir los datos disponibles en acciones comerciales concretas.

Empieza por ordenar tus contactos, establece una rutina diaria y revisa las oportunidades que ya tienes en tu base de datos: puede que tu próxima captación esté entre los propietarios con los que hablaste hace meses.