En el trabajo inmobiliario es muy común hablar entre nosotros que no nos da tiempo a todas las tareas que conlleva el desarrollo de nuestra actividad profesional, por lo que siempre decimos “no me da la vida” “no tengo tiempo” “tenemos mucha tarea”. 

Esto es algo que en mi vida de agente inmobiliario también he vivido y es algo estresante, porque quieres llegar a dar servicio a tus clientes de la mejor manera, pero muchas veces no puedes hacerlo, porque estas a múltiples tareas a la vez y quizás estás haciendo más cosas de las que deberías. 

Por esta razón, debemos planificar y adaptar nuestra actividad inmobiliaria a las tareas que tenemos que hacer y, sobre todo, a dimensionar si seremos capaces de hacerlas o si necesitaremos ayuda para completarlas y así dar un servicio satisfactorio a nuestros clientes, que es uno de nuestros grandes objetivos. 

¿Qué es el capacity plan?

Para solucionar esto, os quiero contar hoy como preparar un buen capacity plan o plan de capacidad. Pero, ¿qué es esto? La definición original seria la siguiente: 

La planificación de la capacidad se puede definir como la capacidad operativa de una organización, que incluye conceptos como el desarrollo de proyectos, el tiempo de ejecución de ciertas tareas, la expansión de actividades, etc. Además, es un elemento esencial para garantizar la eficiencia de las operaciones, especialmente con respecto a la asignación de mano de obra y materias primas para trabajar en un proyecto determinado. 

Está claro que debemos hacer un capacity plan para poder organizar mucho mejor nuestras tareas a la hora de trabajar. Pero, ¿en qué nos va a beneficiar?

• Mejora de la productividad
• Optimización de los gastos
• Inmediatez en la respuesta
• Evita tiempos muertos
• Evitar sobrecarga en cierta parte del equipo

Cómo aplicar el capacity plan a nuestra empresa

Pero, en caso de que tengamos que aplicarlo en nuestra empresa, ¿cómo lo tenemos que hacer? Pues lo primero es analizar nuestros procesos internos, para tener claro cómo estamos haciendo las cosas ahora. Obtener una fotografía clara del estado actual de las cosas nos servirá para ordenarlo. 

Una vez que tengamos esta fotografía clara, tenemos que ver con qué recursos contamos o podemos contar y así, posteriormente, racionalizar los recursos que nos ayudarán a conseguir una efectividad plena.

Una vez vistas estas dos cosas, sacaremos los datos y los cruzaremos para poder sacar ese capacity plan o plan de capacidad y ajustarlo a mi empresa. 

Un caso práctico de capacity plan

Pero un cosa es la teoría y otra bien distinta, la realidad. Es por eso que te proponemos verlo con un ejemplo práctico de una parte de la inmobiliaria. Imaginad que esta es vuestra inmobiliaria: vamos a ver cuántas personas son necesarias para la atención telefónica (emisión y recepción) en un proceso de compraventa. Lo dividiremos en la actividad que se hace, tanto para atender a clientes propietarios, como a clientes vendedores.

Habrá que analizar cuántas llamadas son necesarias en el proceso de compraventa y las distintas fases en que se puede dividir esta tarea. Por ejemplo, en esta gestión veremos cuántas llamadas deberemos realizar: primero en clave de atención a los propietarios y en cada fase de la misma y las cruzaremos con los inmuebles o clientes que tengamos en cartera en ese momento. Luego veremos las llamadas necesarias por cada fase para la atención de los clientes compradores y repetiremos la misma operación cruzando esta información con los clientes compradores que tengamos en cada situación

Por último, analizaremos la capacidad que tiene un asesor comercial en su jornada mensual para realizar esas llamadas. Es importante llevar a cabo esta medición viendo el tiempo que podría dedicar a la atención telefónica, restándole el tiempo de otras tareas que debe realizar. 

Una vez tengamos estos datos, solo tendremos que cruzarlos y nos saldrá un número, que es la cantidad de personas que necesitamos para estas tareas en concreto.

En la siguiente imagen podemos ver una tabla de ejemplo con esto que acabamos de explicar. Tras realizar los cálculos indicados, veremos que necesitaríamos 1,8 asesores para cumplir esta tarea de atención: 

Con este tipo de cálculos podremos saber si le estamos dedicando pocos recursos (en este caso, de personal) a estas tareas o, al revés, si tenemos demasiados recursos en una tarea y, por tanto, el equipo está sobredimensionado. 

Con este capacity plan seremos mucho más eficientes en nuestras tareas y tendremos todos nuestros recursos optimizados. Con ello, seremos capaces de alcanzar la excelencia en nuestro trabajo y, sobre todo, de olvidarnos del “no me da la vida” que comentábamos al principio, dedicando a cada tarea el tiempo real que necesita nuestra agencia inmobiliaria.